Đ
ôi khi nhận được e-mail, ngay từ dòng đầu tiên người gửi đã trình bày nội dung mà họ muốn đề cập.
Nếu là e-mail giữa hai người, chắc chắn bạn sẽ biết người cần gửi là ai, nhưng trường hợp e-mail đó được gửi đến nhiều hòm thư, hoặc Cc cho nhiều người, có lẽ họ sẽ khó mà biết được rốt cuộc e-mail này gửi cho ai.
Có lẽ sẽ có người bảo rằng “Nếu vậy, tôi sẽ ghi tất cả địa chỉ e-mail vào hàng người nhận”. Nhưng với e-mail có Cc, trong nội dung thư bạn phải ghi cụ thể: “Gửi anh A”. Làm như vậy, người nhận thư sẽ hiểu được mình là người cần phải đưa ra hành động sau khi đọc xong nội dung e-mail.
Chẳng hạn, khi có e-mail nhờ làm việc gì đó, nhưng bạn chỉ nằm trong số những người được Cc, bạn sẽ tự nhận thức rằng mình không phải là người được nhờ. Bởi lẽ con người vốn chỉ xem những thứ họ muốn xem hoặc có liên quan tới họ mà thôi. Khi tất cả mọi người đều nghĩ rằng “Mục đích chính là gửi cho người khác”, sẽ không có ai chịu giải quyết và đáp ứng lời nhờ cậy đó cả.
Khi quá khẩn cấp, thường thì lời mở đầu của bạn sẽ là “Gửi mọi người”, nhưng nếu có nhiều người nằm trong danh sách nhận e-mail đó, hãy cố gắng để lời chào tới một người cụ thể.
Khi đó, thay vì gọi tên kèm theo chức vụ, cách gọi “Anh …” sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Nhiều công ty có thói quen viết lời chào rất chi tiết như “Giám đốc trụ sở chính…”, “Trưởng phòng nhân sự…”, nhưng khi có sự thay đổi về vị trí nhân sự, bạn sẽ phải mất thời gian xác nhận lại vị trí của người mình muốn gửi e-mail, hơn nữa nếu như xảy ra nhầm lẫn, có thể nó sẽ trở thành nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả giao tiếp giữa bạn và đối phương.
Khi tất cả mọi người đều nghĩ rằng “Mục đích chính là gửi cho người khác”, sẽ không có ai chịu giải quyết và đáp ứng lời nhờ cậy đó cả.
