G

ần đây, việc Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận bằng e-mail đã trở nên phổ biến. Cá nhân tôi từng băn khoăn rằng, trước kia khi chưa có e-mail, con người đã xử lý công việc bằng cách nào?

Tuy nhiên hiện tại, bạn có đang ở trong tình trạng bởi e-mail vô cùng hữu dụng và tiện lợi nên trong vô thức, bất cứ chuyện gì bạn cũng ưu tiên xử lý bằng e-mail không?

Bản thân tôi luôn tự nhủ rằng trước khi tiến hành Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận bằng e-mail, nhất định tôi phải thử các phương pháp khác theo trình tự “Gặp mặt” và “Gọi điện thoại”.

Nếu tính đến lượng thông tin có thể truyền đạt và tốc độ phản hồi, thứ tự ưu tiên có thể giúp quá trình Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận tiến hành trong thời gian ngắn nhất chính là: “Gặp mặt → Gọi điện thoại → Gửi e-mail”.

Ví dụ, khi muốn thảo luận về phương án hành động tiếp theo, nếu giải quyết bằng cách trao đổi qua e-mail, chỉ riêng một vấn đề đó thôi chắc chắn phải mất cả ngày. Tuy nhiên, nếu “Gặp mặt” hay “Gọi điện thoại”, bạn có thể ngay lập tức nhận được phản hồi, từ đó tốc độ xử lý công việc sẽ tăng lên rất cao.

Nguyên tắc gọi điện thoại trong kinh doanh là mỗi cuộc gọi sẽ trình bày một vấn đề. Nhưng nếu là gặp mặt trực tiếp thì có thể “À, ngoài ra còn có một vấn đề này nữa”, việc trao đổi thông tin ngoài chủ đề chính sẽ diễn ra dễ dàng hơn. Hơn thế nữa, chúng ta còn có thể nắm được rất nhiều thông tin khác như tình hình sức khỏe, tâm trạng của đối phương bằng cách quan sát trực tiếp. Thậm chí nhờ trực tiếp gặp mặt, bạn còn có thể nhận được sự cảm kích, tin tưởng từ đối phương: “Cảm ơn anh đã vất vả tới tận đây để gặp tôi.”

Mặc dù để gặp được đối phương, chúng ta sẽ tốn một khoảng thời gian di chuyển nhất định, nhưng nhìn chung trong nhiều trường hợp, thời gian bạn cần tới để gặp mặt hay gọi điện thoại sẽ ngắn hơn so với gửi e-mail. Khi liên lạc bằng e-mail, thời gian đánh máy sẽ tiêu tốn của bạn một khoảng thời gian dài hơn so với bạn tưởng tượng.

Trong quá trình Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận, ngay cả khi xét đến khía cạnh hiệu quả thu được so với lượng thời gian dành cho nó, e-mail cũng là phương án cuối cùng mà bạn nên chọn.

Nếu đối phương đang làm việc cùng tầng, hãy đứng lên và di chuyển tới vị trí của họ, tiến hành Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận bằng cách gặp mặt trực tiếp. Tôi rất mong bạn có thể ghi nhớ và thực hiện được điều này.

Nếu tính đến lượng thông tin có thể truyền đạt và tốc độ phản hồi, thứ tự ưu tiên có thể giúp quá trình Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận tiến hành trong thời gian ngắn nhất chính là: “Gặp mặt → Gọi điện thoại → Gửi e-mail”.