C

ó một sự thật là trước khi cuộc họp được diễn ra, nó đã bắt đầu từ trước đó.

Trong tiếng Nhật, cụm từ “bứng rễ cây” thường được dùng trong văn cảnh mang tính bị động. “Bứng rễ cây” cũng chính là công tác chuẩn bị vô cùng hữu dụng để một cuộc họp được diễn ra thành công.

Theo từ điển Nhật Bản, “bứng rễ cây” là:

1. Hành động cắt hết toàn bộ rễ cây ở xung quanh, giữ lại một phần rễ nhỏ ở chính giữa để cây phát triển trước khi cấy ghép cây.

2. Là hành động giải thích, trình bày ý đồ của bản thân, tình hình hiện tại cho những người có liên quan, để họ cũng như bản thân nắm được tình hình của đối phương ở một mức độ nhất định trước khi tiến hành một việc gì đó.

Tuy nhiên, “bứng rễ cây” trong tiếng Nhật vốn là từ chuyên môn dùng trong lĩnh vực nghệ thuật làm vườn và cây cảnh.

Bản thân tôi cho rằng “bứng rễ cây” có hai ý nghĩa như sau.

Tránh gây ra hiểu lầm

Nếu chúng ta có thể truyền đạt ý đồ của bản thân tới những người tham gia trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu thì có thể tránh được những ý kiến phản đối mà có thể do sự hiểu lầm, không hiểu ý nhau xảy ra vào ngày tổ chức cuộc họp.

GIÚP cuộc họp trở nên trọn vẹn

Một khi nắm được tiếng lòng thật sự của mỗi cá nhân tham gia trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu – điều vốn rất khó thực hiện được tại nơi tổ chức cuộc họp khi mọi người cùng tập trung đông đủ – đương nhiên cuộc tranh luận sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

Cho dù cuộc họp chỉ với quy mô vài người, nếu bạn vẫn thực hiện “bứng rễ cây” (chỉ cần nói chuyện trực tiếp với từng người tham gia thôi là đủ), giá trị của cuộc họp cũng sẽ được tăng lên một mức độ mới hơn, cao hơn. Tuy nhiên, tôi muốn các bạn lưu ý một điều: sau khi quyết định “bứng rễ cây”, chúng ta không được phép thay đổi nội dung thảo luận của cuộc họp trước khi nó diễn ra. Nếu làm vậy, việc tổ chức cuộc họp sẽ chẳng còn ý nghĩa gì nữa.

Khi được giao trách nhiệm là người chủ trì cuộc họp, dưới con mắt của những người tham gia, bạn chính là người điều hành. Nếu có thể thực hiện công tác “bứng rễ cây” trước khi cuộc họp diễn ra, bạn không chỉ giúp cuộc họp trở nên trọn vẹn hơn, mà ấn tượng của những người tham gia dành cho bạn cũng sẽ tốt đẹp hơn.