M
ột trong những kỹ năng viết e-mail giúp đối phương có thể dễ dàng hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt đó là “Trình bày thành từng mục”.
Kỹ năng này bao gồm hai yếu tố chính:
1. Đồng nhất trong cách trình bày
2. Không liệt kê quá nhiều (Con số 7 kỳ diệu)
Về mục 1, tôi nghĩ không cần phải giải thích quá nhiều. Nếu một mục kết thúc câu bằng cụm danh từ, vậy thì tất cả các mục còn lại cũng trình bày như vậy. Đồng nhất về các yếu tố cấu thành nên câu. Liệt kê những thành phần có chức năng giống nhau.
Ở mục 2, tôi có đề cập tới “Con số 7 kỳ diệu”. Số lượng thông tin tối đa mà con người có thể nhận thức, ghi nhớ được chỉ trong một lần là 7, nếu như vượt quá mức này, khả năng nhận thức và ghi nhớ sẽ giảm xuống.
Trong ngành tâm lý học, đã từng có nghiên cứu về “Con số kỳ diệu 7±2”. Tuy nhiên, với trường hợp trình bày thành từng mục, hãy khống chế số lượng tối đa của các mục là 7.
Khi bắt buộc phải đưa ra hơn 8 loại thông tin, hãy sử dụng khả năng phân loại của bạn. Quyết định đưa ra một yếu tố thông tin mới bao quát hơn, sau đó chia nhỏ toàn bộ nội dung bạn muốn nói thành 2-3 mục nhỏ. Tiếp đó, phân bố số lượng thông tin lớn hơn 8 đó vào các mục yếu tố nhỏ hơn.
Trong tiếng Nhật, con số 7 mang ý nghĩa “mức độ có thể đếm được”, ví dụ như “Bảy vị Phúc thần”, “Bảy thói quen ai cũng có”, “Bảy phúc phần nhận được từ cha mẹ”. Mặt khác, con số 8 lại thường được sử dụng với ý nghĩa “rất nhiều”, ví dụ như “80 lời nói dối”, “80 vạn” (ám chỉ số lượng quá nhiều) hay “8.000 người bảo vệ đất nước thời Shogun”.
Ngay cả giải thi đấu bóng chày chuyên nghiệp của Nhật Bản cũng được chia thành tám đội để thi đấu theo hai giải: Giải bóng chày Quốc gia và Giải bóng chày Thái Bình Dương.
Khi bắt buộc phải đưa ra hơn 8 loại thông tin, hãy sử dụng khả năng phân loại của bạn.
