K
hi sử dụng e-mail, có một trường hợp khó khăn mà bạn sẽ gặp phải, đó là buộc phải trao đổi e-mail qua lại nhiều lần, nếu không bạn sẽ không thể thực hiện được các bước tiếp theo.
A: “Tuần sau tôi có thể xin một chút thời gian để trao đổi về chủ đề… được không ạ?”
B: “Được.”
A: “Vậy khi nào thì được ạ?”
B: “Tôi có thời gian vào đầu tuần sau.”
A: “Vậy thì tôi xin trao đổi từ 10 giờ đến 10 giờ 30 phút thứ Ba có được không ạ?”
B: “Tiếc quá, lúc đó tôi lại phải ra ngoài.”
…
(Lược nội dung bên dưới. Rốt cuộc phải mất tới tám e-mail để trao đổi về việc này)
Nếu là nói chuyện trực tiếp thì không có vấn đề gì, thế nhưng nếu cứ hỏi lần lượt, mỗi e-mail là một nội dung cần hỏi, chắc chắn bạn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa như nội dung trao đổi bên trên, đôi khi đối phương đã có lịch hẹn vào khoảng thời gian mà bạn nêu ra.
Nếu vậy, có một cách để giải quyết vấn đề này. Đó là ngay từ e-mail đầu tiên, anh A sẽ đưa ra gợi ý về khoảng thời gian có thể hẹn gặp để đối phương có thể lựa chọn, và việc hẹn gặp trao đổi này có thể kết thúc chỉ với một lần trao đổi e-mail giữa hai người.
A: “Tuần sau tôi có thể xin một chút thời gian để trao đổi về chủ đề… được không ạ? Trong khoảng thời gian từ 10 giờ đến 15 giờ ngày thứ Ba, tôi có thể xin anh 15 phút để trao đổi trực tiếp được không?”
B: “Được, tôi hiểu rồi. Vậy thì hẹn gặp anh từ 14 giờ 30 phút đến 15 giờ ở phòng họp tầng hai.”
Với ví dụ trên, phía người trả lời e-mail cũng có thể giúp cuộc hẹn gặp mặt tiến thêm một bước, đó là quyết định về địa điểm gặp mặt, rồi thông báo cho anh A. Để công việc có thể tiến triển nhanh chóng và hiệu quả, điều bạn cần làm là cố gắng hạn chế khoảng thời gian trao đổi thư từ xuống mức thấp nhất.
Để công việc có thể tiến triển nhanh chóng và hiệu quả, điều bạn cần làm là cố gắng hạn chế khoảng thời gian trao đổi thư từ xuống mức thấp nhất.
