M

ỗi ngày bạn đều nhận được rất nhiều e-mail. Tuy nhiên, vì bận công việc, bạn để e-mail đó để sau giải quyết, dẫn đến một số trường hợp giải quyết và ứng phó muộn, thậm chí quên mất không giải quyết e-mail đó. Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp như vậy chưa?

Tùy vào mỗi người, chúng ta sẽ có nhiều cách để tránh trường hợp đó, ví dụ như cho e-mail chưa được giải quyết vào mục “Lọc thư chưa đọc” (Unread Filter) hoặc đánh dấu cờ (Flag) vào e-mail đó. Thế nhưng, cách giải quyết tối ưu nhất chính là trả lời thư ngay khi đọc.

Chắc chắn bạn có thể giải quyết được phần lớn nội dung e-mail ngay khi đọc. Chẳng có lý do gì để bạn trì hoãn việc trả lời. Hãy sử dụng hết khả năng tập trung ngay khi đọc e-mail và đưa ra biện pháp ứng phó, đối phương hẳn sẽ tự nhủ rằng: “Nhanh quá, may mà anh ấy trả lời ngay.”

Tuy nhiên trên thực tế, cũng có lúc bạn không thể đối phó kịp thời, cho dù đó là công việc khẩn cấp hoặc đã gần đến thời hạn cuối để đưa ra biện pháp giải quyết. Khi đó, hãy ấn nút trả lời thư và để e-mail ở trong trạng thái “đang trả lời” (Thư nháp). Khi có thời gian rảnh bạn có thể trả lời ngay lập tức, tránh nhiều trường hợp chậm trễ đáng tiếc gây ảnh hưởng xấu đến công việc.

Tuy nhiên, với một số trường hợp ngoại lệ, tôi thường sử dụng đến câu thần chú: “Cứ để cho nó nguội bớt.”

Câu nói này dành cho trường hợp e-mail được viết khi chúng ta đang trong trạng thái bực bội, khó chịu. Thông qua e-mail, bạn sẽ không thể biết được cảm xúc của đối phương. Nếu trả lời thư ngay lúc này, bạn sẽ bị cảm xúc lấn át, và nếu bạn không thể tiếp tục hỗ trợ người gửi e-mail, vô hình chung giữa hai bên sẽ bị ngăn cách bởi bức tường đối lập, khiến cho mối quan hệ giữa hai người trở nên căng thẳng, thậm chí khó có thể tốt đẹp như cũ. Bởi vậy, đừng gửi những e-mail đính kèm cảm xúc bực bội của bạn trong đó.

Ngoài ra, gần đây có nhiều người làm việc tại nhà, bất kể trong khoảng thời gian nào họ cũng có thể giải quyết công việc, thậm chí tranh thủ đọc e-mail khi trong người đang có hơi men. Việc làm này hoàn toàn xảy ra khi cảm xúc của bạn đang trong trạng thái hưng phấn, không bình thường, nó sẽ là nguyên nhân dẫn đến nhiều rắc rối sau này.

Trước hết, hãy cứ lưu lại e-mail đã viết cho đến ngày hôm sau, khi đã ở trong trạng thái bình thường, đọc lại một lần nữa, sau đó nếu cảm thấy không có vấn đề gì, hãy gửi thư. Nếu làm được như vậy, bạn sẽ tránh được những rắc rối không đáng có.