K
hi có cấp trên mới được bổ nhiệm, hay khi gặp mặt khách hàng mới, điều đầu tiên bạn phải chú ý đến khi Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận là “Hòa hợp về mặt ngôn từ”.
Giữa bạn và vị cấp trên cũ (tính đến thời điểm này) chắc chắn sẽ có nhiều “từ ngữ dùng chung” với cách hiểu nhất định. Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp bạn không thể truyền đạt điều muốn nói tới vị cấp trên mới bằng những từ ngữ đó, thậm chí còn có thể bị hiểu nhầm sang một tầng ý nghĩa khác.
Xin được lấy ví dụ như sau: khi tôi đề cập đến thuật ngữ cơ bản trong lĩnh vực quản lý dự án WBS (Work Breakdown Structure – Cấu trúc phân chia công việc), một người bạn là đại diện của công ty quảng cáo đã hiểu nhầm ý của tôi. Anh ấy nghĩ rằng WBS là World Business Satellite3.
Để tránh xảy ra những hiểu nhầm như vậy, với trường hợp của Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận, chúng ta luôn cần tới độ chính xác cao, điều quan trọng hơn nữa là có được sự hòa hợp về mặt ý nghĩa của từ ngữ.
Bên cạnh đó, có một phương pháp giúp bạn chiến thắng trong cuộc đua giành được sự tin tưởng từ đối phương. Đó chính là thay thế từ ngữ bạn vẫn thường dùng bằng từ ngữ của đối phương. Chỉ cần coi từ ngữ mà đối phương sử dụng như là từ ngữ của mình, hiệu quả của sự giao tiếp sẽ tăng vọt.
Khi bạn chủ định nói chuyện bằng từ ngữ mà đối phương vẫn thường dùng, chắc chắn bạn sẽ loại bỏ được cảm giác ngờ vực và mơ hồ từ phía đối phương. Nếu làm được như vậy, bạn sẽ nhanh chóng nhận được sự tin tưởng từ phía đối phương.
Trong tiếng Nhật, cơm có hai cách gọi: “Cơm (gohan)” và “Rice (raisu)”. Chẳng hạn ở nhà hàng, khi được hỏi “Quý khách ăn mì hay cơm (raisu)?”, mặc dù bạn đã nói rằng “Tôi muốn ăn cơm (gohan)” nhưng phục vụ bàn lại nói rằng “Cơm (rice) đúng không ạ?” Chắc chắn bạn sẽ cảm thấy hơi khó chịu, đúng không? Sự hòa hợp về phương diện ngôn từ luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong giao tiếp.
Mặc dù cả hai từ đều mang ý nghĩa giống nhau nhưng cảm giác hòa hợp với đối phương dựa trên cách sử dụng từ ngữ giống nhau sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn trong giao tiếp.
Khi Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận đòi hỏi sự hòa hợp về mặt ngôn từ, bạn có thể làm được chứ?
