K
hi nhờ ai đó thực hiện công việc, nhiều người thường đưa ra chỉ thị bằng những câu nói đơn giản như “Hãy chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp…”, “Hãy tập hợp những thông tin này thành tài liệu cho tôi”, thậm chí kết thúc bằng câu nói “Còn làm như thế nào thì anh hãy tự nghĩ.”
Khi nhận được những chỉ thị như vậy, tôi thường phải hỏi lại “Xin hãy cho biết bối cảnh, mục đích và thời hạn hoàn thành của công việc này.”
Sau khi biết được những nội dung cụ thể đó, chúng ta mới có thể nắm rõ yêu cầu của đối phương, và sau khi nắm được yêu cầu của đối phương, chúng ta mới có thể thực hiện công việc một cách chính xác.
Tuy nhiên, khi hỏi lại theo cách trên, đôi khi bạn sẽ nhận được câu trả lời là “Tôi muốn cậu phải học hỏi, vậy nên hãy tự nghĩ đi” hay “Công việc của cậu chẳng phải là để suy nghĩ về vấn đề đó hay sao?” Thế nhưng, câu trả lời như vậy chỉ thể hiện sự thiếu sót từ phía đối phương. Với những trường hợp như vậy, tôi cho rằng ngay cả bản thân họ cũng không biết làm thế nào, họ chỉ đơn giản truyền đạt lại việc được cấp trên yêu cầu và ép bạn phải làm mà không cung cấp thêm thông tin gì cả.
Điểm khác biệt lớn nhất giữa làm việc nhóm và làm việc cá nhân là: làm việc nhóm yêu cầu các thành viên sở hữu nguồn thông tin giống nhau, thấu hiểu được mong muốn cũng như ý chí, cách thức làm việc của từng người. Chỉ cần sơ suất điểm này cũng có thể gây ra những hậu quả đáng tiếc, lãng phí thời gian và công sức của các thành viên.
Nói cách khác, khi đưa ra chỉ thị hoặc lời nhờ vả, chúng ta có trách nhiệm phải truyền đạt lại toàn bộ thông tin mà mình đang có.
Chí ít, chúng ta phải cố gắng truyền đạt cụ thể nội dung, mục đích, thời hạn, ý nghĩa của công việc một cách dễ hiểu nhất có thể.
Việc sắp xếp, tổng hợp thông tin như vậy chính là nghĩa vụ mà phía đưa ra chỉ thị/lời nhờ vả phải làm. Nếu chỉ đơn thuần truyền đạt lại một cách cứng nhắc nội dung công việc do cấp trên đưa ra thì sự hiện diện của bạn chẳng có ý nghĩa gì cả.
Khi đưa ra chỉ thị hoặc nhờ vả, chúng ta có trách nhiệm phải truyền đạt lại toàn bộ thông tin mà mình đang có.
