C

ho dù với những cuộc họp mà thoạt nhìn, bạn thấy mọi người đang tham gia thảo luận rất sôi nổi, thế nhưng có rất nhiều trường hợp chủ đề mà các thành viên tranh luận bắt đầu trở nên lan man, không liên quan gì tới mục đích ban đầu mà cuộc họp đặt ra.

Để thời gian không bị trôi qua một cách lãng phí, trước hết tôi có một gợi ý. Đó là tất cả các thành viên tham gia buổi họp phải xác định được rõ ràng “mục đích” và “mục tiêu” của cuộc họp từ trước khi nó được diễn ra.

Hẳn sẽ có người nghĩ rằng: “Làm gì có cuộc họp nào mà không có mục đích?”, “Mục đích và mục tiêu thì có gì khác nhau?” Tôi xin định nghĩa như sau.

Mục đích: Việc cuối cùng và quan trọng nhất muốn thực hiện được.

Mục tiêu: Tiêu chuẩn để xác định tình hình mục đích có được thực hiện hay không.

Tôi xin lấy ví dụ, mỗi tuần đều có “cuộc họp kinh doanh” được diễn ra.

Tôi sẽ coi mục đích của cuộc họp là “xác nhận tình hình doanh thu mới nhất, đưa ra đối sách cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra”. Với mục đích như vậy, “mục tiêu” tại cuộc họp này sẽ bao gồm ba nội dung dưới đây:

Mục tiêu 1 ---- Xác nhận doanh thu đạt được vào thời điểm cuối tuần trước và chênh lệch so với mục tiêu đã đề ra

Mục tiêu 2 ---- Trường hợp chưa đạt được mục tiêu doanh thu đã đề ra, đưa ra đối sách giải quyết

Mục tiêu 3 ---- Xác nhận phương hướng và kế hoạch hành động chính cho tuần sau

Nếu như không thể cùng nhau xác định rõ ràng các bước như vậy và tổ chức cuộc họp, các thành viên tham gia sẽ tự hình dung các bước triển khai cuộc họp. Từ đó, cuộc họp có thể sẽ “đi chệch hướng”, và cho dù có bị sai chủ đề đi chăng nữa, mọi người cũng không biết làm thế nào để quay về mục đích ban đầu của cuộc họp. Có nghĩa là, nếu tất cả các thành viên không thể cùng hiểu rõ và xác định được mục đích và mục tiêu của cuộc họp, chắc chắn họ cũng không thể định nghĩa được “đi chệch hướng” là gì. Đối với chính những người bị đi chệch hướng, họ cũng luôn băn khoăn và tìm kiếm lối rẽ giúp họ quay trở về con đường đúng đắn ban đầu mà mọi người đã vạch ra ở đâu đó trong con đường “đi chệch hướng”.

Giống như vậy, nếu như tất cả các thành viên tham gia cuộc họp không thể xác định rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp trước khi nó diễn ra thì tốt hơn hết là đừng tổ chức cuộc họp. Tôi xin được nhắc lại một lần nữa, khâu chuẩn bị trước khi tổ chức một cuộc họp là vô cùng quan trọng.