T

rong kỹ năng tại cuộc họp, tôi đã đề cập tới phương pháp “Phản cao trào”. Trong công việc, kỹ năng viết e-mail cũng đòi hỏi chúng ta áp dụng phương pháp tương tự.

Cách diễn đạt lịch sự và trang trọng, đại diện cho quan niệm khai-thừa-chuyển-hợp vốn đã thấm nhuần trong tư duy của rất nhiều người. Điều này cũng được thể hiện trong cách diễn đạt ý muốn nói thành văn bản.

Đối với trường hợp viết e-mail trong công việc thực tế, trước hết chúng ta phải chú tâm tới việc đặt tiêu đề ngắn gọn, súc tích và cụ thể như: “Kính nhờ”, “Thông báo về ngày nghỉ lễ”… Sau đó trong nội dung e-mail, bạn có thể đề cập vào vấn đề “Tôi có một vấn đề cần nhờ anh giúp. Tôi đang muốn thực hiện… Liệu anh có thể giúp tôi khi…” Cách viết như vậy sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất cho bạn.

Khi đó, cho dù đối phương vô cùng bận rộn và không có thời gian, họ chỉ cần đọc tiêu đề và vài câu mở đầu là có thể nắm được mức độ cần thiết hay khẩn cấp của e-mail, sau đó tự quyết định phương hướng hành động. Ngoài ra, cách trình bày như vậy còn có một ưu điểm nữa là người đọc có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung của e-mail, bởi bạn đã vạch sẵn lối tư duy và giúp người đọc nhận thức được trọng tâm vấn đề ngay từ những câu mở đầu của e-mail.

Hơn nữa, bạn cũng không phải gánh trách nhiệm khi đối phương không hiểu rốt cuộc bạn muốn nói gì cho đến khi đọc tới kết luận ở cuối thư. Đối phương sẽ không trở nên bực bội “E-mail quái quỷ gì thế này! Dài dòng văn tự, tốn quá nhiều thời gian để đọc đến vấn đề chính.”

Ngoài ra, trừ trường hợp lần đầu trao đổi e-mail hay đã rất lâu không gặp, tôi nghĩ không cần thiết phải chào hỏi lịch sự và cẩn trọng hay giới thiệu bản thân ở đầu e-mail. Chẳng hạn như cách mở đầu “Tôi xin lỗi vì đã làm phiền”, “Tôi là… trực thuộc phòng…”

Hãy sử dụng câu văn đầu tiên sao cho đối phương có thể hiểu được bạn mong muốn điều gì từ họ, hãy trực tiếp vào thẳng vấn đề một cách dứt khoát.

Nhất định đối phương sẽ cảm thấy thoải mái khi nhận được những e-mail sử dụng ngôn từ súc tích, rõ ràng và giúp họ nắm được vấn đề.