Thời gian đọc ước tính: 16 phút, 54 giây

LÃNG PHÍ THỜI GIAN

Vào tháng 10 năm 2013, sau khi thực hiện thử nghiệm năng suất về việc xem 296 số TED Talks một tuần, một nhân viên của tổ chức uy tín TED đã mời tôi đến dự một buổi phỏng vấn cho trang blog chính thức của họ.1 Tôi cảm thấy phấn khích như bay trên chín tầng mây. Lúc đó, tôi đã thực hiện được một nửa thử nghiệm kéo dài một năm của mình, mọi người bắt đầu tìm ra trang web của tôi, và buổi phỏng vấn là một thành công lớn. Cùng với những nhân vật lừng lẫy khác của TED như Bill Clinton, Malcolm Gladwell, Jane Goodall và Bill Gates, tôi cũng sẽ xuất hiện trên trang nhất của TEDcom!

1. TED, viết tắt của Technology, Entertainment và Design (Công nghệ, giải trí và thiết kế), là một loạt các buổi hội thảo toàn cầu, trong đó những nhà lãnh đạo của cả ba lĩnh vực tụ họp lại để nói về những “ý tưởng đáng phổ biến”. (TG)

Khi buổi phỏng vấn được đăng lên sau một tuần, tôi lại cảm thấy phấn khích thêm một lần nữa. Phần yêu thích của tôi là câu giới thiệu: “Chris Bailey có thể là người năng suất nhất từ xưa đến nay mà bạn hi vọng gặp được.” Ngạc nhiên chưa, TED cho rằng tôi chính là người năng suất nhất từ xưa đến nay! Tôi nên ghi nó lên bìa sách chứ nhỉ?

Cũng trong tuần đó, tôi thử nghiệm theo dõi cách mình sử dụng thời gian. Những gì tôi phát hiện ra thật tồi tệ. Trong một tuần, sau khi theo dõi cách sử dụng từng giờ mỗi ngày (kể cả thời gian trì hoãn), tôi phát hiện ra mình dành:1

♦ 19 giờ đọc và nghiên cứu

♦ 16,5 giờ viết

♦ 4 giờ thực hiện và tham gia các cuộc phỏng vấn

♦ 8,5 giờ làm các công việc duy trì

♦ 6 giờ trì hoãn

Theo hầu hết mọi tiêu chuẩn, đó là tuần cực kỳ năng suất. Các nhà tổ chức TED đã đăng bài phỏng vấn với tôi, tôi đã viết 4.683 từ, đọc hai cuốn sách và vô số các bài viết về chủ đề năng suất. Tôi cũng đầu tư 37,5 giờ cho hai trong số các công việc quan trọng nhất. Không hề có khoảng chênh giữa những gì tôi định làm và những gì tôi hoàn thành. Ngọt ngào hơn, tôi có thừa năng lượng và độ tập trung trong cả tuần.

Thế nhưng, tôi vẫn có 6 giờ trì hoãn các công việc dự định – trong đó không bao gồm thời gian nghỉ giải lao.

1. Nếu bạn tò mò, trong năm ngày đó tôi cũng dành 39,5 giờ để ngủ, 9 giờ làm việc nhà và việc cá nhân, 6 giờ tập thể dục, 2,5 giờ thiền định và 10,5 giờ cho các hoạt động giải trí (phần lớn là đọc sách và đi chơi với bạn bè). (TG)

Trong khi tôi rất phấn khích muốn chia sẻ những điều mình học được khi theo dõi thời gian, cuối cùng, tôi quyết định không công bố kết quả trên blog. Cuốn sách này là lần đầu tiên tôi công bố chúng. Tôi thường không cảm thấy ngượng ngùng vì sự yếu đuối của mình trong dự án, và luôn viết về những lần thất bại, nhưng lần này sự tự tôn không cho phép tôi làm vậy. Nó khăng khăng ngăn cản tôi nói bất cứ điều gì làm tổn hại đến hình ảnh mới mẻ của mình với tư cách người năng suất nhất thế giới.

Nhưng hóa ra, trì hoãn chẳng phải chuyện gì đáng xấu hổ. Lý do là đây.

“AI CŨNG CÓ LÚC TRÌ HOÃN”

Một trong những quyết định thông minh nhất của tôi khi bắt đầu dự án AYOP là viết blog hằng ngày về những điều tôi đã học được từ nghiên cứu và thử nghiệm. Khi ngày càng nhiều người bắt đầu khám phá chủ đề năng suất theo cách tiếp cận của tôi, tôi có thể tận dụng sự quan tâm này để nghiên cứu sâu hơn vào những gì cần thiết để trở nên năng suất hơn – ví dụ, phỏng vấn các chuyên gia như Tim Pychyl.

Tim Pychyl viết cuốn sách bán chạy Solving the Procrastination Puzzle (tạm dịch: Giải câu đố trì hoãn). Ông đã nghiên cứu về chủ đề trì hoãn hơn 20 năm nay. Khi đi bộ, Tim lúc nào cũng mạnh mẽ, tỏa ra sự bình thản không khác gì những người thiền định tôi từng phỏng vấn cho cuốn sách này. Tính cách và diện mạo của ông thoạt nhìn có vẻ mâu thuẫn với những gì mà người ta tưởng tượng về một trong những tác giả nổi tiếng nhất viết về tật trì hoãn.

Những gì Tim nói trong cuộc phỏng vấn khiến tôi cảm nhận được sự thoải mái mà rất lâu rồi mình mới có được: “Ai cũng có lúc trì hoãn.” Trì hoãn đơn giản là bản tính con người. Piers Steel, tác giả cuốn The Procrastination Equation (tạm dịch: Phương trình của sự trì hoãn), cũng ủng hộ nhận định này, giải thích: “Sau rất nhiều khảo sát, khoảng 95% mọi người thừa nhận đã từng trì hoãn.” (5% còn lại nói dối.)

Hiển nhiên, mỗi người lại trì hoãn theo một cách khác nhau và với lượng khác nhau mỗi ngày. Các nghiên cứu cho thấy khoảng 20% mọi người liên tục trì hoãn. Nhưng dù có thuộc nhóm này hay không, có lẽ bạn vẫn trì hoãn nhiều hơn mình vẫn tưởng. Sáu giờ trì hoãn của tôi trong một tuần có thể vẫn là mức thấp. Theo một khảo sát mới đây của Salarycom, 31% số người được hỏi công khai thừa nhận lãng phí ít nhất một giờ mỗi ngày, và 26% thừa nhận lãng phí hai giờ mỗi ngày hoặc hơn. Và đó chỉ là khoảng thời gian mà các nhân viên nhận thức được là mình lãng phí. Tùy vào công việc, bạn có thể trì hoãn còn nhiều hơn hai giờ mỗi ngày. Trong một nghiên cứu, Pychyl đã phát hiện ra một sinh viên trung bình trì hoãn 1/3 thời gian khi đang thức.

SÁU ĐẶC ĐIỂM GÂY TRÌ HOÃN

Giải thích dưới góc độ khoa học, lý do chúng ta trì hoãn rất đơn giản. Một trong những nghiên cứu yêu thích của tôi về chủ đề này, trong đó Tim Pychyl cũng tham gia, đã cho thấy có một số đặc điểm trong công việc khiến bạn dễ trì hoãn. (Ngoài ra, cũng có một số tính cách khiến bạn dễ trì hoãn hơn, nhưng tôi sẽ nói về chúng sau. Bản thân tôi thích tập trung vào chính các nhiệm vụ, vì công việc thì dễ thay đổi hơn so với tính cách. Hơn nữa, bạn tuyệt vời lắm rồi. Đừng bao giờ thay đổi gì cả.)

Mọi thứ thật ra tương đối đơn giản: nếu không xét đến tính cách, công việc càng ít hấp dẫn, bạn càng dễ trì hoãn nó. Có sáu đặc điểm chính trong công việc khiến sự trì hoãn dễ xảy ra hơn. Đó là khi công việc có một hoặc nhiều đặc điểm sau:

♦ Nhàm chán

♦ Gây bực bội

♦ Khó khăn

♦ Vô tổ chức hoặc không rõ ràng

♦ Thiếu ý nghĩa cá nhân

♦ Thiếu phần thưởng nội tại (nghĩa là không thú vị hoặc hấp dẫn)

Một công việc có càng nhiều các đặc điểm này, và ở mức độ càng cao, nó càng kém hấp dẫn và bạn càng dễ trì hoãn. Đó là lý do tại sao bạn trì hoãn một số việc tới tận phút cuối, ví dụ như làm báo cáo thuế, để làm các công việc khác, ví dụ như xem Netflix, việc không có nhiều các đặc điểm nêu trên.

Làm báo cáo thuế là một trong những việc nhàm chán, bực bội, khó khăn và vô tổ chức nhất; và nếu giống tôi, có lẽ bạn cũng sẽ chẳng thấy nó thú vị. Với phần lớn mọi người, làm báo cáo thuế có đủ sáu đặc điểm gây trì hoãn. Các công việc khác như đến khám bác sĩ, gọi điện cho mẹ, làm việc tại nhà, chạy marathon và viết sách cũng có nhiều đặc điểm gây trì hoãn, do đó khiến bạn dễ trì hoãn hơn.

Bạn cần phải suy nghĩ tại sao mình lại trì hoãn. Như Tim đã nói: “Đôi khi, trì hoãn chỉ là dấu hiệu cho thấy những điều bạn quan tâm không phù hợp với cuộc sống của bạn và… có thể bạn nên làm những việc khác.”

Lý do bạn cảm thấy ít khó khăn về mặt tinh thần để xem Netflix so với khi làm báo cáo thuế là Netflix đỡ nhàm chán, đỡ bực mình và đỡ khó khăn hơn, đồng thời nó lại gây phấn chấn và có tổ chức. Thậm chí, Netflix còn hiện một đường dẫn để xem phần tiếp theo của một loạt phim khi bạn đã xem hết tập hiện tại! Vì xem Netflix gần như không có đặc điểm gây trì hoãn nào, chúng ta cũng không trì hoãn nó.

Lý do lớn nhất khiến các công việc có tầm ảnh hưởng lớn có giá trị đến vậy là vì chúng thường không hấp dẫn chút nào; gần như lúc nào chúng cũng đòi hỏi nhiều thời gian và năng lượng hơn so với các việc ít ảnh hưởng, và chúng cũng thường nhàm chán, gây bực mình, khó khăn, vô tổ chức và thiếu phần thưởng nội tại. Chúng có giá trị và ý nghĩa vì chúng khó khăn, và đó là lý do tại sao bạn được trả cao hơn mức lương tối thiểu để làm những công việc đó. Đây là một sự thật đơn giản khi không làm việc trong nhà máy: công việc của bạn càng có giá trị, nó càng ít hấp dẫn. Đó cũng là lý do tại sao trở nên năng suất hơn lại khó đến thế; mặc dù bất cứ ai trên thế giới này cũng muốn làm được nhiều hơn, nhưng hoàn thành nhiều thứ hơn cũng đồng nghĩa với việc thực hiện các việc kém hấp dẫn hơn.

Trì hoãn cản trở việc hoàn thành nhiều hơn vì ở hình thức đơn giản nhất, nó là khoảng chênh giữa ý định và hành động của bạn.

Tiện thể, bạn có muốn giành lại 13,6 năm trong cuộc đời ngay lập tức không? Đừng xem tivi nữa. Theo Nielsen, một người Mỹ trung bình xem tivi 5 giờ 4 phút mỗi ngày. Giả sử, bạn bắt đầu xem lúc 10 tuổi cho đến năm 80 tuổi, khoảng thời gian này cộng dồn lên đến 13,6 năm.

THỬ LÀM MỌT SÁCH

Hãy cùng nhìn vào những gì xảy ra bên trong bộ não khi bạn trì hoãn. Khi bạn cân nhắc trì hoãn việc gì đó, một cuộc chiến nội tâm kỳ thú sẽ xảy ra. Bạn thường sẽ đi từ việc hợp thức hóa lý do xem thêm một tập nữa của loạt phim House of Cards (Sóng gió Chính trường) cho tới nghĩ đến việc bạn cần làm báo cáo thuế; từ việc muốn kiểm tra Facebook và Twitter thêm lần nữa tới nghĩ đến việc bạn phải bắt đầu làm báo cáo nộp vào thứ Sáu tuần sau.

Sự giằng xé này là kết quả của việc hai phần của bộ não – “hệ thống limbic” và “thùy trước trán” – tranh giành với nhau.

Hệ thống limbic là phần điều khiển cảm xúc, bản năng trong bộ não, bao gồm cả trung tâm khoái cảm. Theo quá trình tiến hóa, hệ thống limbic là phần cổ xưa của bộ não – giống như động vật, nó là phần khiến bạn hành động theo bản năng, thúc đẩy bạn xuôi theo cảm xúc và cám dỗ. Đây là phần của bộ não cố gắng khiến bạn trì hoãn làm báo cáo thuế để xem vài tập Sóng gió Chính trường nữa.

Thùy trước trán là phần logic của bộ não cố gắng thúc giục bạn làm báo cáo thuế. Nó phụ trách logic, lý luận và nhớ các mục tiêu dài hạn. Nó cũng là phần khuyến khích bạn đọc cuốn sách này. Nếu bạn đã thực hiện các thử nghiệm năng suất tôi nhắc đến, đó là vì phần thùy não trước trán đã thắng; nếu bạn trì hoãn không làm mà đọc tiếp, hệ thống limbic của bạn đã thắng.

Sự tranh giành giữa hệ thống limbic cảm xúc và thùy não trước trán lý trí chính là điều dẫn đến các quyết định mà bạn đưa ra trong ngày. Nó cũng là thứ khiến bạn là con người. Nếu thùy não trước trán thắng 100% trong mọi trường hợp, tất cả các quyết định của bạn sẽ hoàn toàn lý trí, và bạn sẽ giống như người Vulcan trong loạt phim Star Trek (Du hành giữa các vì sao); các quyết định chỉ dựa trên logic và lý luận mà không tính đến cảm xúc của bạn và người khác. Nếu hệ thống limbic thắng 100% trong mọi trường hợp, bạn sẽ không khác gì động vật quyết định mọi thứ theo bản năng.

Trong mọi quyết định của chúng ta, hoặc hệ thống limbic hoặc thùy não trước trán sẽ thắng. Hệ thống limbic thắng khi chúng ta theo về nhà cô gái xinh đẹp gặp ở quán bar, không thể cưỡng lại một chiếc bánh vòng và một tách cà phê sáng, hoặc khi chúng ta trì hoãn. Tim thường gọi sự trì hoãn là “chiều chuộng để thoải mái”, và nếu bạn nhìn vào bản chụp quét não bộ người trì hoãn, bạn sẽ thấy rằng ở cấp độ thần kinh học, đó chính là những gì xảy ra. Thùy não trước trán đầu hàng hệ thống limbic để chúng ta có thể cảm thấy sung sướng trong ngắn hạn.

Nhưng thùy não trước trán cũng sẽ thắng rất nhiều lần. Đó là lý do chúng ta để dành tiền khi về hưu, đến phòng tập sau giờ làm để khỏe mạnh hơn, vượt qua sáu đặc điểm gây trì hoãn và đọc sách về cách tăng năng suất. Đó là phần não bộ liên tục chiến đấu để giúp bạn đạt được các mục tiêu lâu dài, thay vì các mục tiêu chỉ sung sướng trong ngắn hạn. Và bạn gần như chắc chắn không thể trở nên năng suất mà không có phần thùy não trước trán mạnh.

Bất cứ khi nào chúng ta suy xét có nên thực hiện một việc kém hấp dẫn hay không, hệ thống limbic và thùy não trước trán lại đấu tranh với nhau, và sau đó hoặc chúng ta trì hoãn, hoặc bắt tay vào làm công việc xấu xí kia.1

Nhưng vẫn còn một vấn đề về trận chiến giữa hệ thống limbic và thùy não trước trán: mọi thứ đã được dàn xếp.

1. Ở đây tôi đang đơn giản hóa một chút – bộ não là một hệ thống phức tạp mà giờ chúng ta mới hiểu được bước đầu, và bất kỳ khẳng định khái quát nào về cơ chế vận hành của bộ não đều sẽ là không tính đến sự phức tạp và vẻ tuyệt mỹ của nó. Ví dụ, thùy trán phụ trách cảm xúc và theo Jonathan Haidt, tác giả cuốn The Happiness Hypothesis (tạm dịch: Giả thuyết hạnh phúc), thì nó “cho phép sự mở rộng các cảm xúc ở con người”. Tuy thế, nói chung, hệ thống limbic phụ trách cảm xúc và thùy não trước trán phụ trách logic. (TG)

LẤY LẠI QUYỀN KIỂM SOÁT BỘ NÃO

Cho tới giờ, tôi đã vẽ nên một bức tranh về cuộc chiến không ngừng nghỉ giữa hệ thống limbic và thùy não trước trán. Mặc dù điều này là đúng khi nói về tật trì hoãn, nhưng những lúc khác hai hệ thống này phối hợp với nhau theo cách thật kỳ diệu. Vì hai hệ thống này phụ trách cả logic và cảm xúc, chúng cùng góp công vào một số những sáng tạo vĩ đại nhất mà con người biết tới – bao gồm ngôn ngữ, máy in, bóng đèn, bánh xe và Internet. Logic tạo nên bánh xe, nhưng logic đó xuất phát từ khát vọng tạo nên một thế giới tốt đẹp và hiện đại hơn. Ngoài ra, người đầu tiên phát minh ra bánh xe có lẽ đã phải chịu không ít sự ganh tị từ đấng mày râu và sau đó ghi điểm mạnh với chị em phụ nữ. Nhưng đó chỉ là phỏng đoán chủ quan của tôi thôi (không hề dựa trên Tâm lý học tiến hóa).

Sự tương tác của thùy não trước trán và hệ thống limbic cũng phép bạn theo đuổi những gì sung sướng, kích thích và có ý nghĩa, ví dụ như học chơi cello, tiết kiệm tiền để đi khám phá đường mòn Inca, leo núi, đi làm tình nguyện, xây dựng các mối quan hệ bền vững, theo đuổi mục tiêu lâu dài và sống với đam mê.

Trong khi hệ thống limbic có vai trò cực kỳ quan trọng, hiệu quả làm việc lại phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng thùy não trước trán thật mạnh, để nó có thể cho hệ thống limbic thấy ai là người đừng đầu khi cần và dập tắt những hành động bốc đồng, như kiểm tra thư điện tử hoặc Facebook thêm lần nữa, để bắt tay vào làm những việc có ảnh hưởng lớn hơn. Trong khi giữ cho hệ thống limbic được vui vẻ, chúng ta sẽ không thể đầu tư vào các thành quả, mối quan hệ và giá trị của mình mà không có thùy não trước trán thật mạnh.

Điều này nói thì dễ nhưng làm thì khó hơn nhiều. Trong khi sự tương tác giữa thùy não trước trán và hệ thống limbic chính là thứ tạo nên con người chúng ta, thùy não trước trán lại yếu hơn nhiều so với hệ thống limbic. Hệ thống limbic đã tiến hóa qua hàng triệu năm, trong khi thùy não trước trán mới chỉ xuất hiện cách đây vài nghìn năm.

Theo đúng cách mà những người hiệu quả nhất vẫn học để tránh làm việc một cách tự động, những người năng suất nhất học cách sử dụng thùy não trước trán nhiều hơn hệ thống limbic.

Theo tôi, phần thú vị nhất trong nghiên cứu về bộ não là mặc dù các dạng giao tranh này xảy ra trong não chúng ta hàng nghìn lần mỗi ngày, chúng ta thường không hề biết đến chúng. Giống như 90% tảng băng nằm dưới nước, tâm trí chúng ta chỉ có thể chủ tâm quan sát được một phần nhỏ những gì xảy ra trong não bộ – phần còn lại nằm ẩn trong những tầng sâu tâm thức của chúng ta. Đó là lý do tại sao năng suất có thể có tầm ảnh hưởng đến vậy, vì bạn có thể sử dụng sức mạnh này bằng cách kết hợp kiến thức khoa học về cách bạn nghĩ và hành động với ý định học hỏi cách hoàn thành được nhiều việc hơn.

NGHIÊNG CÁN CÂN

Tôi đã thiết kế chương này dài hơn các chương khác một chút vì lý do rất cụ thể: để kích hoạt thùy não trước trán. Khi bạn những từ này, thùy não trước trán của bạn đang hoạt động điên cuồng, thấu hiểu ý nghĩa phía sau những con chữ bạn đang đọc, trong khi kết nối các từ đó với những gì bạn đã biết. Kích hoạt thùy não trước trán, tiện dụng thay, lại chính là điều bạn phải làm để đánh bại hệ thống limbic và thực hiện các công việc có ý nghĩa nhất.

Với tôi, mặc dù 6 giờ trì hoãn trong một tuần có lẽ vẫn là mức thấp, tôi vẫn muốn tận dụng thời gian hiệu quả nhất có thể. Tôi muốn con số đó giảm đi càng nhiều càng tốt. Sau khi phát hiện ra nguồn gốc của tật trì hoãn – hệ thống limbic lấn át thùy não trước trán – tôi làm tất cả mọi thứ để đem lại lợi thế cho thùy não trước trán mỗi khi hệ thống limbic cố quyến rũ tôi đầu hàng để được sung sướng.

Sau khi đã nhận diện những việc quan trọng nhất và đặt ra ý định thực hiện chúng, bạn sẽ trì hoãn, ngay cả khi nhiều khả năng bạn có thùy não trước trán mạnh hơn phần lớn mọi người.

Nhưng có một vài kỹ thuật cực kỳ hiệu quả để đánh bại tật trì hoãn. Thực ra, nếu suy nghĩ thấu đáo ngay từ đầu, bạn hoàn toàn có thể biến việc làm báo cáo thuế trở nên hấp dẫn không kém gì việc xem cả mùa phim Sóng gió Chính trường.

EXTREME MAKEOVER1: PHIÊN BẢN THUẾ

Ôi trời ơi! Nhìn lịch kìa! Bạn phải nộp thuế trong một tháng nữa! Và bạn thậm chí còn chưa nghĩ đến việc bắt đầu.

Nhưng bạn có thể hoãn đến ngày mai mà, đúng không?

Khoảnh khắc bạn nhận ra tâm trí mình đang có sự đấu tranh xem có nên thực hiện một nhiệm vụ nào đó không, hoặc bạn bắt đầu nhận thấy mình đang nói những điều như “Tôi sẽ làm việc này sau”, “Giờ tôi chưa muốn làm”, hoặc tệ nhất là “Tôi sẽ làm khi có nhiều thời gian hơn”, nó cho thấy nhiệm vụ trước mắt không mấy hấp dẫn, và bạn phải làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn.2

1. Tên một chương trình truyền hình thực tế ở Mỹ, tại đó những người có vẻ ngoài khiếm khuyết sẽ được phẫu thuật thẩm mỹ và trang điểm để trở nên hấp dẫn hơn. Sau đó, người xem sẽ được thấy phản ứng của bạn bè và người nhà khi nhìn thấy diện mạo mới của họ. (ND)

2. Tiện thể, tôi cần nói ngay: “Tôi không có thời gian” chính là lời bào chữa phổ biến nhất. Khi ai đó nói họ “không có thời gian” làm gì đó, thật ra họ đang nói rằng nhiệm vụ này không quan trọng hoặc hấp dẫn bằng những việc họ đang làm. Ai cũng có 24 giờ một ngày, và có thể sử dụng 24 giờ đó thế nào tùy thích. Nhưng tôi không đồng ý với quan điểm này. (TG)

Vì làm báo cáo thuế là một nhiệm vụ thật kinh khủng, nó đã tạo ra cả một ngành kê khai thuế, chỉ tính riêng ở Mỹ, ước tính có khoảng 320.000 nhân công làm việc trong ngành này. Và chẳng có gì lạ: nếu kê khai thuế chỉ đơn giản ấn nút là xong, ngành này sẽ không tồn tại. Theo Intuit – hãng tạo nên TurboTax, một trong vô số các phần mềm khiến việc kê khai thuế đỡ nhàm chán, bực bội, khó khăn,… – “gần 1/3 số người nộp thuế trì hoãn việc kê khai thuế.” Phương pháp của tôi để khiến việc kê khai thuế đỡ nhàm chán là thuê người khác làm hộ mình. Mỗi năm, tôi thuê một người kê khai thuế, và với 200 đô-la, tôi đã mua lại được rất nhiều thời gian cùng sự tập trung để dồn vào các nhiệm vụ và dự án quan trọng hơn. Giờ là mùa kê khai thuế, và thay vì thu thập hóa đơn, tính toán số liệu và xem mình có thể ghi bao nhiêu chi phí cho công việc, tôi lại đang viết cuốn sách này. Nhưng hãy giả sử bạn không thể thuê người khác làm hộ, và bạn phải tự làm việc này.

Chỉ cần nghĩ về kê khai thuế, có lẽ hệ thống limbic đang ngăn bạn đọc tiếp, hoặc cảm thấy khiếp sợ những đoạn sau đây. Nhưng hãy cùng “tút tát” lại để khiến việc kê khai thuế trở nên hấp dẫn như xem Netflix.

Khi biết được những đặc điểm gây ra sự trì hoãn và sau đó lập kế hoạch để ngăn chặn các dấu hiệu đó, kê khai thuế trở nên hấp dẫn hơn nhiều. Nếu nhận thấy mình trì hoãn việc này, tôi có thể ngồi xuống và lập kế hoạch thay đổi. Ví dụ, nếu đặc điểm gây trì hoãn là:

♦ Nhàm chán: Tôi sẽ đến quán cà phê yêu thích vào chiều thứ Bảy để làm báo cáo thuế bên cạnh một ly đồ uống tuyệt hảo trong khi ngắm dòng người qua lại.

♦ Gây bực bội: Tôi cũng sẽ mang theo một cuốn sách đến quán cà phê và đặt chuông điện thoại để giới hạn thời gian làm báo cáo thuế chỉ trong 30 phút – và chỉ làm việc lâu hơn nếu cảm thấy bị cuốn vào công việc và muốn làm tiếp.

♦ Khó khăn: Tôi nghiên cứu các quy trình kê khai thuế để biết những bước mình cần làm và các tài liệu cần có. Tôi sẽ tới quán cà phê vào Giờ vàng sinh học, khi có nhiều năng lượng nhất.

♦ Vô tổ chức và mơ hồ: Tôi lập một kế hoạch chi tiết từ các nghiên cứu của mình, trong đó ghi rõ bước tiếp theo cần làm.

♦ Thiếu ý nghĩa cá nhân: Nếu muốn được hoàn thuế, hãy nghĩ tới số tiền mình sẽ nhận lại và lập một danh sách những thứ ý nghĩa có được khi dùng món tiền đó.

♦ Thiếu phần thưởng nội tại: Mỗi 15 phút tôi dành để kê khai thuế, tôi bỏ ra 2,5 đô-la tự thưởng cho mình theo những cách có ý nghĩa.

Được rồi, có lẽ kê khai thuế sẽ không bao giờ hấp dẫn như xem Netflix. Nhưng ít ra cũng gần tới mức đó, phải không nào?

BA CÁCH KHÁC ĐỂ GIÀNH LẠI QUYỀN KIỂM SOÁT BỘ NÃO

Chống lại các đặc điểm gây trì hoãn là một mũi tên trúng hai đích: vừa khiến một công việc nào đó ít kinh khủng hơn bằng cách dập tắt các ngòi nổ trì hoãn, đồng thời giúp thùy não trước trán sẵn sàng chống lại hệ thống limbic. Nếu cần hỗ trợ thùy não trước trán nhiều hơn nữa, có ba cách để bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát và thực hiện ngay cả những nhiệm vụ nhàm chán nhất.

1. Tạo danh sách trì hoãn

Thật ra, bạn có thể trì hoãn một cách hiệu quả. Khi lập một danh sách những việc có ý nghĩa và ảnh hưởng lớn để thực hiện vào lần trì hoãn tiếp theo, bạn có thể vẫn hiệu quả trong khi thùy não trước trán khởi động. Trong dự án, tôi thường thấy mình trì hoãn việc đọc các bài nghiên cứu dài và chán ngấy. Vậy nên, tôi đã lập một danh sách trì hoãn bao gồm cả các hạng mục như viết và gửi các e-mail quan trọng, sắp xếp lại các tệp trên máy tính và theo dõi các chi phí liên quan tới dự án. Tôi nghĩ sẽ hữu ích nếu bạn tự mình lựa chọn làm một trong hai việc: việc bạn muốn trì hoãn và việc đem lại ích lợi lớn.

2. Liệt kê các chi phí

Liệt kê các chi phí từ việc trì hoãn là cách yêu thích của tôi để kích hoạt thùy não trước trán. Đó là một kỹ thuật đơn giản, nhưng giúp tăng đáng kể cơ hội chiến thắng.

3. Cứ thế bắt đầu làm

Hãy để ý, tôi không viết “làm đi”. Nếu bạn có một nhiệm vụ quá vất vả và kém hấp dẫn như dọn dẹp tầng hầm, đơn giản là hãy bắt đầu làm. Hãy đặt chuông báo chỉ 15 phút, sau đó bạn sẽ thôi không dọn dẹp nữa mà làm việc khác. Nếu bạn thấy muốn tiếp tục, thế thì cứ làm tiếp, nhưng nếu không thì cũng đừng lo. Mỗi lần tôi bắt đầu làm gì đó dù chỉ trong vài phút, nhiệm vụ đó thường không kinh khủng như tưởng tượng ban đầu. Rita Emmett, tác giả cuốn The Procrastinator’s Handbook (tạm dịch: Cẩm nang của người hay trì hoãn), đã đúc kết lại điều này rất đúng đắn trong cái mà bà gọi là quy tắc Emmett: “Nỗi sợ khi làm điều gì đó gây lãng phí thời gian và năng lượng hơn là việc thực hiện chính việc ấy.”

TIẾN BỘ

Trong những tháng tiếp theo, mỗi khi nhận thấy mình đang cố hợp thức hóa việc không làm nhiệm vụ nào đó, tôi lại sử dụng chính nó làm ngòi nổ để kích hoạt thùy não trước trán. Theo Tim Pychyl, trì hoãn về cơ bản là một “phản ứng bản năng, cảm xúc” với một nhiệm vụ có quá nhiều đặc điểm gây trì hoãn.

Kích hoạt thùy não trước trán là giải pháp tối ưu.

Từ lần đầu tiên viết nhật ký thời gian, tôi đã muốn hiểu rõ cách giảm thiểu thời gian lãng phí mỗi ngày – một hành trình gian nan, nhưng đã dạy cho tôi rất nhiều điều. Lần ghi nhật ký gần đây nhất, tôi đang viết cuốn sách này. Viết sách là một nhiệm vụ có nhiều đặc điểm gây trì hoãn; nó là một trong những việc vô tổ chức và thiếu phần thưởng nội tại nhất (đặc biệt là với một người sẵn đầu óc kinh doanh như tôi), và nó có thể vô cùng nhàm chán, bực bội, và đôi lúc là khó khăn. Nhưng mỗi khi cảm thấy bị cám dỗ muốn trì hoãn việc viết sách trong vài tháng cuối, điều đầu tiên tôi làm là kích hoạt thùy não trước trán.

Và nó đã phát huy tác dụng. Nhật ký thời gian gần nhất của tôi như sau:

♦ 17,5 giờ đọc và nghiên cứu

♦ 15 giờ viết

♦ 5,5 giờ thực hiện và tham gia phỏng vấn

♦ 2,5 giờ làm các công việc mang tính duy trì

♦ 1 giờ trì hoãn

Tôi sung sướng khi thấy tình hình đã khá hơn nhiều.

Một phần trong tôi muốn viết rằng mình đã không còn trì hoãn – một câu chuyện hay hơn để kết thúc chương này, nhưng đó không phải sự thật.

Đôi khi, thùy não trước trán sẽ chiến thắng.

THỬ THÁCH LẬT NGƯỢC

Thời gian cần thiết: 6 phút

Năng lượngĐộ tập trung: 8/10

Giá trị: 8/10

Thú vị: 7/10

Điều bạn nhận được: Những nhiệm vụ nhàm chán nhất trong công việc và đời sống cá nhân sẽ trở nên hấp dẫn hơn nhiều, và bạn sẽ lãng phí ít thời gian hơn khi thực hiện chúng. Điều này giúp giải phóng nhiều thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng và có ý nghĩa nhất.

Nếu muốn trở nên năng suất hơn, bạn buộc phải thường xuyên thực hiện các công việc quan trọng. Nhưng khi đó bạn cũng sẽ trì hoãn nhiều hơn vì nhiệm vụ càng ít hấp dẫn, bạn càng dễ để nó lại phía sau. Lần tiếp theo bạn nhận ra mình đang trì hoãn một việc nào đó, hãy dùng nó làm dấu hiệu để tập trung nghĩ về những đặc điểm gây trì hoãn khiến bạn làm thế.

Sau đó, viết lại các đặc điểm đó và lên kế hoạch lật ngược chúng. Và nếu bạn cần phải kích hoạt thùy não trước trán thêm nữa, hãy lập một danh sách trì hoãn, liệt kê chi phí do tật trì hoãn gây ra hoặc đơn giản là bắt tay vào làm việc ngay.

Mỉa mai thay, những việc giúp bạn trở nên năng suất nhất cũng là những việc kém hấp dẫn nhất. Chống lại cám dỗ cảm xúc muốn trì hoãn giúp bạn rất nhiều trong việc tăng năng suất.

Thực hiện các việc kém hấp dẫn hơn cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn trở nên hiệu quả hơn. Dĩ nhiên, nếu liên tục trì hoãn, đó có thể là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn nên tìm kiếm công việc mới. Làm gì có ai muốn làm những việc buồn chán, bực bội, khó khăn, mơ hồ, vô tổ chức, thiếu hứng khởi và ý nghĩa mỗi ngày?