Thời gian đọc ước tính: 9 phút 47 giây

THIỀN ĐỊNH 35 GIỜ

Tôi đã ngộ ra tầm quan trọng của việc làm chậm lại và chú tâm hơn khi tôi từ bỏ thiền định thông qua các sai lầm. Vậy nên, tôi đã quyết định thực hiện một thử nghiệm để xác định thiền định và làm việc chậm lại có ảnh hưởng như thế nào tới năng suất – và thiết kế một thử nghiệm thiền 35 giờ trong sáu ngày.

Là người thiền định lâu năm, tôi đã quen với việc thiền trong khoảng thời gian dài. Trước đây, tôi đã thiền 30 phút mỗi ngày trong vài năm, tập luyện thiền định với nhóm Phật giáo mỗi tuần, thỉnh thoảng tham gia buổi dã ngoại thiền định mà tại đó tôi sống hoàn toàn tĩnh lặng trong vài ngày và thiền với những người khác năm hoặc sáu giờ mỗi ngày.

Ba mươi lăm giờ thiền định một tuần có thể là rất nhiều ngay cả với “ông bạn cũ” là nhà sư mà tôi đã nhắc đến ở phần mở đầu, người làm gì cũng phải mất hàng giờ đồng hồ. Nhưng tôi lại quá tò mò muốn thực hiện thử nghiệm này. Để mọi chuyện thú vị hơn, trong suốt cả tuần tôi cũng thực hiện các công việc đơn giản và những nhiệm vụ thường nhật, nhưng trong trạng thái chú tâm.

Trong khi thử nghiệm, tôi cố gắng hết mức để đạt mức năng suất tốt nhất có thể những lúc không thiền, nhờ vậy tôi có thể quan sát ảnh hưởng từng ngày của việc thiền định đến mức năng lượng, sự tập trung và năng suất.

Trong sáu ngày – sau khi phát trực tiếp khoảng thời gian tôi thiền mỗi ngày trên mạng xã hội – tôi thực hiện:

♦ 14,3 giờ ngồi thiền

♦ 8,5 giờ thiền đi bộ

♦ 6,2 giờ làm việc nhà một cách chú tâm

♦ 6 giờ ăn uống một cách tập trung

ĐO ĐẠC NĂNG SUẤT

Một trong những phần thú vị nhất của dự án này là tính chất tuần hoàn của nó. Làm việc năng suất khi nghiên cứu về năng suất theo một cách nào đó cũng giống như viết về việc viết. Nhưng trước tiên, AYOP là một dự án nghiên cứu, và với tôi, một ngày hiệu quả nghĩa là học được nhiều nhất có thể và chia sẻ những gì tôi học được với các độc giả blog của mình nhằm giúp họ cũng trở nên năng suất hơn.

Khi bắt đầu dự án AYOP, tôi đã tạo một trang con trên website của mình, trong đó chứa các bảng biểu cập nhật liên tục và chính xác số từ tôi đã viết, số trang sách tôi đã đọc, và số giờ tôi làm việc mỗi ngày (hiện giờ, trang con đó vẫn còn trên http://alifeofproductivity. comstatistics). Ý tưởng của tôi rất đơn giản: tôi càng đọc và viết nhiều, nghĩa là tôi càng năng suất.

Vấn đề với thước đo kiểu đó, như bạn hẳn đã đoán được, là chúng chỉ phản ánh được một phần kết quả của thử nghiệm. Nếu tôi làm việc suốt cả ngày và viết được 1.000 từ, tôi sẽ được coi là rất năng suất theo thang đo đó. Nhưng nếu tôi dự định viết 2.000 từ mà cuối cùng chỉ viết được 1.000 thì sao? Nếu cả ngày tôi không thể tập trung và lãng phí hàng giờ đồng hồ xem các chương trình nấu ăn trên Netflix thì sao? Nếu tôi cảm thấy hoàn toàn kiệt sức vào cuối ngày thì sao? Nếu 1.000 từ đó là vô giá trị thì sao? Nguyên bài diễn văn Gettysburg Address1 cũng chỉ dài có 272 từ!

1. Diễn văn nổi tiếng nhất của Tổng thống Mỹ Abraham Lincoln, và được trích dẫn nhiều nhất trong lịch sử Mỹ. (BTV)

Khi tiến hành dự án được khoảng một hai tháng, tôi nhận ra sai lầm của mình khi thiết kế trang số liệu trên website – một sai lầm mà chúng ta thường phạm phải khi nhìn vào năng suất. Tôi thực chất đã quay trở lại với cách suy nghĩ kiểu nhà máy, đánh đồng năng suất với hiệu quả thay vì nhìn vào số lượng việc mình đã hoàn thành. Khi từ bỏ cách suy nghĩ này bằng việc tập trung nhìn vào những gì hoàn thành được, năng suất của tôi tăng vọt.

Tôi cho rằng cách tốt nhất để đo đạc năng suất là tự hỏi một câu hỏi rất đơn giản vào cuối ngày: Tôi có hoàn thành những gì mình dự định không? Khi hoàn thành những dự định đó, và nếu bạn chú tâm vào các mục tiêu năng suất đặt ra, theo tôi, bạn đã làm việc hiệu quả rồi.

Nếu ban đầu bạn dự định viết 1.000 từ thật hay và hoàn thành, tức là bạn đã làm việc hiệu quả.

Nếu bạn định hoàn thành một báo cáo ở chỗ làm, vượt qua buổi phỏng vấn xin việc, dành thời gian với gia đình, và cuối cùng bạn làm được tất cả những điều đó, rõ ràng bạn hoàn toàn hiệu quả.

Nếu bạn định nghỉ ngơi cả ngày và cuối cùng có được ngày thư giãn nhất trong năm, bạn cũng hoàn toàn hiệu quả.

Ý định và sự tập trung là hai mặt của một đồng xu, và tôi cho rằng cả hai đều cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn sống năng suất hơn. Tự hỏi liệu mình đã hoàn thành những gì đã dự định chưa chính là một trong hai cách để tôi đo đạc hiệu quả của mình trong dự án.

Cách thứ hai là quan sát cách mỗi thử nghiệm kỹ thuật tăng năng suất ảnh hưởng đến khả năng quản lý ba thành phần của năng suất:

♦ Thời gian: Tôi quan sát cách mình sử dụng thời gian thông minh đến đâu, mình làm được bao nhiêu việc trong ngày, viết/ đọc được bao nhiêu từ và trang cũng như tần suất trì hoãn.

♦ Sự tập trung: Tôi ghi lại mình đã tập trung vào điều gì, độ tập trung đến đâu và có dễ bị sao lãng không.

♦ Năng lượng: Tôi xem xét lòng quyết tâm, sự phấn khích và mức năng lượng mình có, theo dõi sự biến động của mức năng lượng trong suốt thử nghiệm.

Hiển nhiên, các biến số này chủ quan hơn so với việc đánh giá tôi đã hoàn thành những việc mình dự định làm chưa. Các thử nghiệm năng suất đã thúc đẩy tôi xem xét chính nghiên cứu này khi nhận ra một chủ đề sẽ ảnh hưởng đến cách tôi dành thời gian, sự tập trung hay năng lượng như thế nào. Tôi hay hoài nghi, vậy nên tôi dựa vào khoa học nhiều nhất có thể để giải thích các kết quả. Thêm nữa, cơ sở khoa học của nghiên cứu này cực kỳ thú vị.

LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN

Thử nghiệm thiền định không chỉ giúp tăng khả năng tập trung hơn bất kỳ kỹ thuật nào mà tôi đã thử, mà còn tạo ra một hiệu ứng tôi không lường trước được: nó cho phép tôi quản lý thời gian tốt hơn, vì nó khiến tôi dễ dàng nhận ra điều gì là quan trọng, cho phép tôi làm việc thông minh hơn chứ không chỉ đơn giản là chăm chỉ hơn.

Lý do tôi cảm thấy dễ dàng để làm việc một cách thông minh hơn trong thử nghiệm này không phải chỉ bởi thiền định, mà đơn giản vì tôi có quá ít thời gian để hoàn thành các việc khác trong tuần đó. Trong thử nghiệm, tôi tiếp tục viết bài và đọc nhiều nhất có thể. Nhưng vì có quá ít thời gian, tôi thường phải ngừng làm việc và xem lại liệu những gì mình đang viết có quan trọng không. Với quá ít thời gian, đây là lựa chọn duy nhất của tôi. (Điều tương tự cũng xảy ra trong thử nghiệm về tuần làm việc 90 giờ.)

Điều này dẫn đến một trong những chân lý hiển nhiên khi nhìn lại: không phải tất cả các nhiệm vụ đều như nhau. Nói cách khác, có một số nhiệm vụ trong công việc mà khi chia ra từng phút nó sẽ giúp bạn hoàn thành được nhiều hơn hẳn. Điều này bao giờ cũng đúng, bất kể bạn đang làm việc ở đâu và công việc của bạn là gì.

Ví dụ như các việc sau:

♦ Lên kế hoạch cho cả tuần

♦ Hướng dẫn nhân viên mới

♦ Đầu tư vào học tập

♦ Hoãn các buổi họp chưa có sẵn chương trình

♦ Từ chối các công việc bận rộn nhiều nhất có thể

♦ Tự động hóa các việc lặp đi lặp lại

♦ Xem ảnh các loại động vật nhỏ đáng yêu (tôi sẽ nói thêm về chúng ở phần sau)

Chia ra từng phút, bạn sẽ hoàn thành được nhiều hơn khi làm các việc trên so với những việc dưới đây:

♦ Dự các buổi họp vô bổ

♦ Cập nhật mạng xã hội

♦ Kiểm tra thư điện tử liên tục

♦ Đọc các trang tin tức trên mạng

♦ Nói chuyện phiếm

Càng đầu tư nhiều thời gian, năng lượng và sự tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn càng hoàn thành được nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian, và càng trở nên hiệu quả.

Khi thiền 35 giờ mỗi tuần, tôi có khoảng 25 giờ ngoài thử nghiệm để làm việc, nghĩa là nếu không xác định các việc quan trọng nhất, tôi sẽ không thể hoàn thành những việc mình định làm trong tuần đó. Điều này buộc tôi phải chậm lại một chút để lên kế hoạch cẩn thận cho cả tuần, nhằm tận dụng hiệu quả nhất quỹ thời gian eo hẹp của mình.

Ở chừng mực nào đó, không phải công việc nào cũng như nhau – phần lớn mọi người có thể thấy họ sẽ hoàn thành được nhiều hơn khi soạn thảo báo cáo thuế trong một giờ thay vì xem một bộ phim. Nhưng đúng như chúng ta thường nói, suy nghĩ chưa chắc đã đi đôi với hành động. Chỉ vì bạn biết điều gì đó đúng không có nghĩa là bạn sẽ hành động như thế – mặc dù hành động theo cách bạn nghĩ là cần thiết để trở nên năng suất hơn.

CÁC NHIỆM VỤ QUAN TRỌNG NHẤT

Một nhiệm vụ, dự án hay cam kết được xem là quan trọng vì một trong hai lý do: nó có ý nghĩa với bạn (liên quan tới các giá trị của bạn) hoặc có ảnh hưởng lớn trong công việc. Trong cùng một khoảng thời gian, các hoạt động gần gũi với những giá trị quan trọng nhất sẽ khiến bạn vui vẻ và phấn chấn hơn, còn các hoạt động quan trọng với công việc sẽ khiến bạn trở nên năng suất hơn. Nếu may mắn, bạn sẽ có những nhiệm vụ trong công việc vừa ý nghĩa lại vừa hiệu quả. Công việc của bạn giống hoặc khác công việc trong nhà máy và dây chuyền lắp ráp đến đâu sẽ xác định mức độ kiểm soát của bạn trong vấn đề này. Trong khi một công nhân nhà máy phải làm những gì mình được giao, một người khởi nghiệp có thể làm bất kỳ điều gì mình muốn.1

1. Nói qua một chút, tôi không coi công việc nào là tốt hơn hay xấu hơn, vì mỗi người có quan điểm khác nhau về công việc và tiền bạc. (TG)

Khi suy nghĩ thật sâu sắc về cách sử dụng thời gian, tôi nhanh chóng nhận ra mình đã lãng phí quá nhiều năng suất mỗi ngày, không phải vì tôi không làm việc chăm chỉ mà là chưa làm đúng những việc quan trọng nhất. Tôi không đạt hiệu quả tối đa vì chưa từng ngồi xuống, xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất và chú tâm hoàn thành. Thay vào đó, tôi chỉ đơn giản là dành thời gian cho những việc xuất hiện trong danh sách các việc cần làm mà thôi.

Tôi cho rằng quan niệm này phản ánh mức độ quan trọng của dự án với tôi và nhiều độc giả đến thế nào. Khi cắm mặt vào công việc, chúng ta thường không thể chậm lại để quan sát mình đang làm việc thông minh đến đâu. Nghĩ về năng suất trong cả năm khiến tôi ngộ ra nhiều điều tương tự – mặc dù một số khi nhìn lại lại thấy đó là điều cực kỳ hiển nhiên.

Bạn có thể đã quen với “Nguyên tắc Pareto” – thường được gọi là quy luật 80-20. Nguyên tắc này nói rằng 80% của [kết quả nào đó] đến từ 20% của [nguyên nhân nào đó]. Ví dụ, 80% doanh số đến từ 20% khách hàng, 80% thu nhập nằm trong tay 20% dân số. Tôi cho rằng nguyên tắc này cũng có thể được áp dụng vào năng suất: một số lượng rất nhỏ các nhiệm vụ sẽ giúp bạn hoàn thành phần lớn các việc.

Năng suất không phải là làm nhiều việc hơn – mà là làm đúng những việc cần thiết.

Sau thử nghiệm thiền định, tôi chậm lại, lập danh sách mọi việc mình phải chịu trách nhiệm và chọn ra các nhiệm vụ quan trọng nhất. Chính lúc đó, tôi phát hiện ra một điều tuyệt vời: tôi đã hoàn thành phần lớn công việc thông qua ba nhiệm vụ chính. Theo thứ tự, chúng bao gồm:

1. Viết bài về những điều tôi học được trong dự án.

2. Thực hiện thử nghiệm năng suất trên chính mình.

3. Đọc và nghiên cứu về năng suất.

Hiển nhiên, có những việc khác tôi phải chịu trách nhiệm – ví dụ như bảo trì website, gửi bản tin qua thư điện tử, phỏng vấn các chuyên gia, quản lý tài khoản mạng xã hội, trả lời thư điện tử và huấn luyện những người khác để họ trở nên hiệu quả hơn – nhưng chính từ ba hoạt động nói trên mà tôi hoàn thành phần lớn mọi việc. Tất cả các trách nhiệm khác khiến tôi hoàn thành ít hơn trong cùng một khoảng thời gian, và phần lớn chúng có thể được loại bỏ hoặc thu gọn (xem Phần IV).

THỬ THÁCH ẢNH HƯỞNG

Thời gian cần thiết: 10 phút

Năng lượngĐộ tập trung: 8/10

Giá trị: 10/10

Thú vị: 8/10

Điều bạn sẽ nhận được: Bạn sẽ nhận ra những nhiệm vụ quan trọng trong công việc, và biết nên đầu tư phần lớn thời gian, sự tập trung và năng lượng vào đâu. Trước khi đầu tư tăng năng suất, quan trọng là bạn phải xác định những khía cạnh mình muốn trở nên năng suất hơn. Hoạt động đơn giản này sẽ giúp bạn làm điều đó. Thử thách này cũng đặt nền móng cho toàn bộ phần còn lại của cuốn sách.

May thay, bạn không cần phải thiền 35 giờ một tuần để xác định những nhiệm vụ có ảnh hưởng nhất.

Tôi đã thử nghiệm với nhiều kỹ thuật nhằm giúp mình tổ chức và đặt thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, và một số phát huy tác dụng, phần lớn còn lại nhanh chóng bị loại bỏ. Ưu tiên mọi thứ bạn phải chịu trách nhiệm có thể nghe thật nặng nề, nhưng mọi người đều đang phức tạp hóa vấn đề.

Trong số tất cả các thử thách của cuốn sách này, đây chính là thử thách quan trọng nhất. Sẽ thật khó để trở nên năng suất nếu ngay từ đầu bạn không biết mình thật sự cần hiệu quả trong những việc gì.

Kỹ thuật ưa thích nhất của tôi để ưu tiên những việc quan trọng nhất là học từ Brian Tracy, tác giả cuốn Eat That Frog (Để hiệu quả trong công việc). Brian, người có quan điểm tương tự về các nhiệm vụ có tầm ảnh hưởng lớn, đã viết trong cuốn sách rằng: “90% giá trị bạn đóng góp cho công ty chỉ nằm gọn trong [có] ba nhiệm vụ mà thôi.”

Brian đưa ra lời khuyên sử dụng quy trình tuyến tính để nhận diện các nhiệm vụ, dự án và cam kết có ảnh hưởng lớn nhất. Phương pháp của ông tương đối đơn giản; còn tôi đã biến đổi và mở rộng một chút để giúp nó trở nên hữu dụng hơn.

1. Lập danh sách tất cả những việc bạn phải chịu trách nhiệm tại nơi làm việc. Đây là phần mất nhiều thời gian nhất trong hoạt động này, nhưng cảm giác khi viết ra được hết những gì mình phải chịu trách nhiệm thật sự rất tuyệt vời. Nhiều khả năng bạn vẫn chưa chậm lại để nghĩ về tất cả những việc mình phải chịu trách nhiệm hằng tuần hoặc hằng tháng.

2. Sau khi đã thu thập được một danh sách những việc mình phải chịu trách nhiệm, hãy tự hỏi bản thân: Nếu bạn chỉ được làm một trong số các nhiệm vụ trong danh sách trong một ngày, nhiệm vụ nào sẽ cho phép bạn hoàn thành nhiều việc nhất trong cùng một khoảng thời gian? Nói cách khác, nhiệm vụ nào trong danh sách đó là có giá trị nhất cho sếp hoặc chính bạn (nếu bạn tự làm việc cho chính mình giống như tôi)?

3. Sau cùng, hãy tự hỏi: Nếu bạn chỉ được làm thêm hai việc trong danh sách đó trong ngày, nhiệm vụ thứ hai và thứ ba nào sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc nhất trong cùng một khoảng thời gian?

Ba nhiệm vụ (hoặc bốn, nếu bạn có công việc thứ tư quan trọng ngang hàng với ba việc trên) chính là 20% những việc mà bạn cần phải làm nhưng lại đóng góp ít nhất 80 % giá trị. Giá trị chính là từ khóa ở đây; khác với phần lớn các nhiệm vụ có ý nghĩa nhất, nhiệm vụ có mục đích cao nhất có thể không đem lại nhiều giá trị hoặc ý nghĩa cho bạn, nhưng chúng lại đóng góp rất nhiều cho năng suất.

Khi tôi bắt đầu chú tâm và chủ động đầu tư thêm thời gian, sự tập trung và năng lượng vào các nhiệm vụ đem lại hiệu quả cao nhất, năng suất của tôi tăng vọt. Làm việc một cách thông minh hơn thay vì đơn giản là chăm chỉ hơn sẽ không thể thực hiện được nếu ban đầu bạn không chậm lại một chút, và đó chính là nội dung chính trong phần này của cuốn sách – Xây dựng nền móng.

Sau khi đã bắt đầu tạo dựng nền móng bằng cách xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất, bước tiếp theo là gì?

Dĩ nhiên, đó là thực hiện chúng.