Thời gian đọc ước tính: 8 phút 1 giây

QUY TẮC SỐ 3

Biết các nhiệm vụ quan trọng nhất với mình là cần thiết, nhưng như GIJoe sẽ nói: đó mới chỉ là một nửa cuộc chiến. Khi ngồi trước máy tính mở hòm thư vào sáng sớm, bạn sẽ rất dễ quên hết những gì quan trọng cần làm khi các việc khẩn cấp hơn (nhưng ít quan trọng hơn) xuất hiện.

Về lý thuyết, làm việc chú tâm rất hay, nhưng trong thực tiễn nó sẽ như thế nào?

Tôi đã thử nghiệm hàng tá hệ thống quản lý các việc mình phải làm – mọi thứ từ hệ thống GTD1 (Getting Things Done), đến “kanban”2, dán giấy nhớ khắp nơi, dùng nhiều ứng dụng tăng năng suất. Việc ghi lại và quản lý mọi thứ phải làm rất hữu ích – và tôi sẽ nói về các công cụ tốt nhất cho bạn sau. Nhưng tất cả đều có một điểm yếu khá lớn; chúng không giúp tôi làm việc chậm lại và chú tâm hơn.

1. Phương pháp – Nghệ thuật – Quản lý hành độngcông việcnhiệm vụ… được sáng tạo bởi David Allen; và được mô tả chi tiết trong cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó. (BTV)

2. Một phương pháp Agile dựa trên Phương thức Sản xuất Toyota với bốn nguyên lý: Trực quan hóa công việc, Giới hạn công việc đang làm, Tập trung vào luồng công việc và Cải tiến liên tục. (BTV)

Có một hệ thống tuyệt vời để quản lý những việc cần làm là điều quan trọng, nhưng thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra trong hệ thống một cách chú tâm và có mục đích cũng quan trọng không kém. Đó chính là vấn đề cốt lõi của chương này. Trước khi đầu tư để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng tốt hơn, bạn cần xây dựng nền móng bằng cách xác định những việc cần tập trung mỗi ngày.

Và ở đây, chúng ta dùng Quy tắc số 3.

Khi thực hiện được một nửa dự án, tôi bắt gặp một cuốn sách viết về chủ đề năng suất có tên Getting Results the Agile Way (tạm dịch: Đạt được kết quả thông qua phương pháp Agile) của J. D. Meier, Giám đốc các chương trình kinh doanh của Microsoft. Thoạt đầu, cuốn sách trông giống sách giáo khoa hơn là sách kỹ năng – kiểu chữ Papyrus, một trong các kiểu chữ mà tôi ghét nhất. Nhưng nội dung của nó thì cực kỳ hữu ích vì cách tác giả tập trung vào năng suất qua lăng kính của sự đơn giản. Một trong những phần tâm đắc nhất của tôi trong cuốn sách là “Quy tắc số 3”. Mặc dù khái niệm phía sau ý tưởng này không mới – đã được nói tới trước đây bởi các blogger chuyên viết về đề tài năng suất như Leo Babauta trên Zen Habits và Gina Trapani trên Lifehacker – thì với tôi nó vẫn mới mẻ và khiến tôi tò mò đến mức buộc phải thử.

Mặc dù bạn có thể tải tất cả các ứng dụng tăng năng suất trên đời (tôi đã từng làm đúng như thế), không có ứng dụng nào sẽ khiến bạn quan tâm tới những việc phải làm như Quy tắc số 3.

Quy tắc này cực kỳ đơn giản:

1. Khi bắt đầu mỗi ngày, hãy tưởng tượng lúc cuối ngày và tự hỏi: Khi ngày hôm nay kết thúc, tôi muốn hoàn thành được ba điều gì? Viết ba điều này ra.

2. Làm tương tự như vậy mỗi tuần.

Bạn sẽ tập trung vào ba điều được nhận diện này trong ngày hôm đó và trong tuần.

Vậy thôi.

ÁP DỤNG VÀO THỰC TẾ

Khi bắt đầu thử nghiệm nghi thức này, phải mất vài tuần tôi mới thích nghi được. Ban đầu, ba công việc phải hoàn thành mỗi ngày tôi đặt ra quá nhỏ bé và cách rất xa mục tiêu. Sau đó, tôi bắt đầu đặt mục tiêu quá tham vọng – đôi khi tới mức đáng sợ – và cảm thấy ít phấn chấn hơn trong suốt cả ngày khi thấy mình không thể đạt được mục tiêu. Sau khoảng một tuần rưỡi thử nghiệm, cuối cùng tôi cũng tìm ra khoảng cân bằng: tại đó, tôi nhận thức được mình có bao nhiêu thời gian, sự tập trung và năng lượng để hoàn thành công việc mỗi ngày.

Để các bạn hiểu cách vận hành quy tắc này trong thực tế, dưới đây là ba điều tôi đã viết ra sáng nay và định sẽ hoàn thành trong ngày:

1. Hoàn thành chương Quy tắc số 3.

2. Dọn sạch hòm thư điện tử – và chỉ kiểm tra hòm thư hai lần mỗi ngày.

3. Sắp xếp mọi thứ tôi cần để có mã số thuế Mỹ.

Khi tưởng tượng đến cuối ngày, đó là ba điều mà tôi muốn hoàn thành – và cho tới giờ, tôi đang theo kịp tiến độ.

Một ví dụ vui vẻ hơn, đây là ba thứ mà tôi dự định sẽ hoàn thành trong tuần:

1. Chốt phần Xây dựng nền móng và gửi cho biên tập viên.

2. Viết và đăng tải các bài viết blog cho tháng.

3. Tạo sơ đồ tư duy (một phương thức dùng hình ảnh để nghĩ về các ý tưởng và khái niệm) cho hai buổi diễn thuyết vào tháng 01.

Mỗi đầu tuần, tôi cũng xác định ba việc riêng tư mình muốn hoàn thành. Không phải lúc nào tôi cũng nghĩ ra ba điều (và với các nhiệm vụ trong công việc cũng vậy), nhưng tôi thấy nghi thức này cho phép tôi kiểm soát tốt các việc trong tuần tới và cảm thấy phấn khích hơn. Nếu bạn tò mò, dưới đây là ba mục tiêu của tôi trong ngày và trong tuần:

Hôm nay:

1. Vui vẻ dùng trà chiều với Ardyn (bạn gái tôi).

2. Đọc 25 trang sách để giải trí.

3. Hoàn thành danh sách mua đồ Giáng Sinh.

Và cho tuần này:

1. Lên kế hoạch và mua hết quà Giáng Sinh.

2. Tách khỏi công việc hoàn toàn để lên kế hoạch sinh nhật.

3. Xếp đồ; về nhà vào dịp Giáng Sinh.

Ba mục tiêu này rất đơn giản, nhưng chúng phù hợp với những gì tôi coi trọng và thấy có ý nghĩa, đương nhiên tôi cũng cảm thấy gần gũi và phấn thích sau khi hoàn thành chúng.

Hãy xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc. Sử dụng Quy tắc số 3 hằng ngày và hằng tuần.

NGHĨ THEO DẠNG BỘ BA

Khi tôi hỏi J. D. Meier tại sao việc chọn ba công việc hằng ngày và hằng tuần lại hiệu quả nhất – tại sao không phải là hai? Một? Hay bốn hoặc năm? – ông đưa ra một câu trả lời rất đáng suy ngẫm: “Ban đầu, tôi tập trung vào Quy tắc số 3 vì khi quản lý hỏi tôi cả nhóm đã làm được gì trong tuần, ông ấy không muốn nghe một danh sách dài dằng dặc. Ông ấy chỉ cần nghe ba thành quả quan trọng nhất.”

Sau đó, khi JD. hỏi các thành viên trong nhóm rằng họ tập trung vào những điều gì nhất, chính ông cũng không muốn nghe nhiều hơn ba thành quả hoặc ba điều có ý nghĩa nhất: “Và tôi, ba điều rất dễ để nhớ mà không cần phải viết ra hoặc mở ra xem lại. Tôi có thể kể ngay ba thành quả của mình lúc ở sảnh. Điều này đặc biệt hữu ích khi phải sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hoặc giúp tôi không bị lạc lối.”

Số 3 bề ngoài chỉ như một con số ngẫu nhiên, nhưng nó đủ lớn để liệt kê những điều chủ yếu bạn muốn hoàn thành, và cũng đủ nhỏ để khiến bạn phải thật sự chọn lọc những điều quan trọng. Quy tắc này cũng giúp bạn làm việc thông minh hơn, vì bằng cách xác định những gì mình muốn hoàn thành, cùng lúc đó, bạn cũng xác định những gì mình không muốn hoàn thành. Và vì quy tắc tập trung vào các mục tiêu bạn muốn hoàn thành thay vì số lượng công việc bạn làm được, nó phù hợp hơn với định nghĩa chuẩn về năng suất.

Bạn không phải tìm kiếm xa xôi để nhìn thấy bằng chứng rằng ai trong chúng ta cũng thích nghĩ theo dạng bộ ba. Theo JD., “lý do đơn giản nhất [giải thích tại sao nguyên tắc bộ ba lại hiệu nghiệm như vậy] là bởi bộ não chúng ta được huấn luyện ngay từ đầu để nghĩ theo bộ ba: mở đầu, phần thân, kết thúc.” Ví dụ: “Quân đội sử dụng các bộ ba để giúp binh lính ghi nhớ những kiến thức sinh tồn: Bạn có thể sống được ba phút không có không khí, ba ngày không có nước và ba tuần không có thức ăn.”

Khi nhìn xung quanh, bạn sẽ thấy vô số ví dụ về các bộ ba ở khắp nơi: ba con gấu, ba con chuột mù, ba con lợn con và ba người lính ngự lâm; các câu như “máu, mồ hôi và nước mắt” hay “người tốt, kẻ xấu và tên vô lại”; cũng như các khái niệm như huy chương vàng, bạc và đồng, hoặc “sống, tự do và mưu cầu hạnh phúc”. Trí não chúng ta được sinh ra để nghĩ theo bộ ba.

Quy tắc này cũng hiệu quả vì dù bạn có cố gắng đến đâu, thì các tình huống khẩn cấp, các nhiệm vụ cần kíp vẫn xuất hiện và các cuộc khủng hoảng vẫn xảy ra. Xác định ba điều cần hoàn thành sẽ đem lại cho bạn ngọn đèn soi sáng dưới chiến hào, ngược lại với việc làm hết mọi thứ trong danh sách và hứng chịu cảm giác không hoàn thành việc gì. Trong khi thảo luận thêm về cách tôi thấy hiệu quả nhất để giảm thiểu các công việc không cần thiết, loại bỏ các nhiệm vụ ít ảnh hưởng và giảm tối thiểu tiếng ồn quanh bạn, việc xác định sẵn ba thứ cần tập trung trong cả ngày và cả tuần sẽ giúp bạn định hướng và hoàn thành nhiều hơn, ngay cả trong những ngày mọi thứ trở nên tồi tệ. Tôi thấy JD. đã nói rất đúng: “Sự đơn giản giúp chúng ta dễ dàng biến đổi và sáng tạo để đương đầu với sự phức tạp.”

THỬ THÁCH QUY TẮC SỐ 3

Thời gian cần thiết: 5 phút

Năng lượngĐộ tập trung: 6/10

Giá trị: 8/10

Thú vị: 9/10

Điều bạn nhận được: Bạn có thể chậm lại để xác định các nhiệm vụ hiệu quả nhất lúc đầu ngày, những nhiệm vụ mà bạn nên đầu tư phần lớn thời gian, sự tập trung và năng lượng. Điều này sẽ cho bạn thứ gì đó để tập trung trong suốt cả ngày, giúp bạn làm việc tập trung hơn thay vì chỉ chăm chỉ hơn.

Thử thách ở đây rất đơn giản: Hãy thử áp dụng Quy tắc số 3 vào sáng mai.

Để hoàn thành nhiều hơn và dành thời gian cho các nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất, bạn phải hành động để hoàn thành chúng mỗi ngày.

Trước khi mở hòm thư hoặc bắt đầu ngày mới, hãy ngồi xuống và lấy giấy bút ra, tưởng tượng thời gian cuối ngày và viết lại ba điều bạn muốn hoàn thành khi ngày hôm nay kết thúc. Cố gắng chống lại thói quen kiểm tra hòm thư điện tử là rất khó, nhưng điều này đáng để bạn làm, giúp bạn có thể chậm lại, suy nghĩ minh mẫn về những gì quan trọng với mình. Nếu gặp khó khăn khi suy nghĩ dưới dạng những điều bạn sẽ đạt được, JD. Meier khuyên rằng hãy nghĩ theo dạng “những chiến thắng, thành tích hoặc điểm đáng nhớ”, giống như đạt được cột mốc trong dự án, giải quyết hết các công việc trong danh sách hoặc kiếm được khách hàng.

Việc kiểm tra lại lịch trình để xác định các buổi họp và công việc sắp đến rất hữu ích, nhờ thế, tôi biết rõ mình cần bao nhiêu thời gian, sự tập trung và năng lượng để hoàn thành chúng. Trở nên hiệu quả là một quá trình hiểu rõ các giới hạn của mình, và quan sát lượng thời gian, sự tập trung và năng lượng mình có sẽ giúp bạn điều chỉnh. (Trong chương sau, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách tính ba thành phần tạo nên năng suất.)

Nếu bạn muốn nâng cao quy tắc này hơn nữa, dưới đây là một số gợi ý:

● Hãy nghĩ tới thời điểm, địa điểm và cách bạn sẽ hoàn thành từng công việc trong ngày. Các nghiên cứu cho thấy điều này khiến việc bắt tay vào thực hiện mục tiêu dễ dàng và tự nhiên hơn, nó cũng rất hữu ích khi chúng ta phải làm những việc không dễ chịu.

● Ngoài xác định ba việc chính muốn hoàn thành, hãy lựa chọn các công việc nhỏ khác bạn dự định sẽ hoàn tất trong ngày. Ba việc chính là các điểm tập trung chủ yếu trong ngày, nhưng bạn cũng phải làm vô số các nhiệm vụ nhỏ khác. Hãy luôn nhớ những giới hạn của mình.

● Hãy bắt đầu với nghi thức thường nhật. Một khi cảm thấy Quy tắc số 3 hiệu quả, chắc chắn bạn sẽ rất phấn khích để áp dụng nó theo tuần. Tin tôi đi!

● Khi lên kế hoạch, hãy luôn nhớ các nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất. Và nếu bạn quyết định áp dụng quy tắc này vào cuộc sống riêng tư (điều này là rất đáng làm, đặc biệt là khi bạn cũng có các mục tiêu ở mảng này), hãy nhớ ba việc bạn sẽ hoàn thành liên quan gì tới các giá trị của bạn.

● Đặt hai lần chuông báo thức vào ngày làm việc. Khi chuông reo, hãy tự hỏi: Tôi có còn nhớ ba mục tiêu hằng ngày của mình? Tôi có nhớ ba mục tiêu hằng tuần? Nếu có, liệu tôi có đang hoàn thành nó không?

● Vào cuối ngày hoặc cuối tuần, hãy suy ngẫm lại về tính thực tế của ba việc đã hoàn thành. Chúng có quá nhỏ và quá dễ hoàn thành không? Hay chúng quá lớn và đáng sợ? Bạn có hiểu rõ mình sẽ có bao nhiêu thời gian, sự tập trung và năng lượng để hoàn thành ba việc đó? Suy ngẫm về độ thực tế giúp quy tắc này trở thành công cụ trợ giúp đắc lực hơn cho bạn.

Khi mục tiêu của bạn là làm việc tập trung và hoàn thành nhiều hơn trong ngày, Quy tắc số 3 quả là vô song.