Thời gian đọc ước tính: 11 phút, 3 giây

Nếu chỉ cần nhận diện các công việc có tầm ảnh hưởng lớn nhất và các mục tiêu trong ngày là đủ để trở nên hiệu quả, cuốn sách này có thể sẽ kết thúc ngay tại đây. Nhưng câu chuyện của chúng ta mới chỉ bắt đầu – không chỉ vì tôi buộc phải viết ít nhất 80.000 từ. Đó là vì dù có mong muốn làm những điều đúng đắn đến thế nào, chúng ta vẫn không làm thế, vì nhiều lý do.

Tất cả lý do đó đều liên quan đến cách sử dụng thời gian, sự tập trung và năng lượng. Và tôi chắc chắn không loại mình ra khỏi nhóm này: gần như tất cả mọi ngày tôi đều lãng phí thời gian, trở nên sao lãng, khó tập trung và thiếu năng lượng. Nhờ nghiên cứu và luyện tập, tôi có thể vẫn hiệu quả hơn phần lớn mọi người, nhưng sẽ là nói dối nếu tôi khẳng định mình hiệu quả ở mức hoàn hảo – và tất cả chuyên gia về năng suất ngoài kia cũng thế.

Nhiều khả năng chúng ta đều “cùng hội cùng thuyền”. Dù rất muốn, bạn sẽ không thể có đủ thời gian, năng lượng hoặc sự tập trung như mong muốn. Hoặc có lẽ bạn trì hoãn (xem Phần hai), dành quá nhiều thời gian vào các công việc ít quan trọng xuất hiện đột xuất (Phần ba), sử dụng thời gian không hợp lý (Phần bốn), cảm thấy ngợp (Phần năm), luôn cảm thấy sao lãng và không thể tập trung (Phần sáu), hoặc không nuôi dưỡng nguồn năng lượng mình có (Phần bảy). Từ những gì tôi đã trải nghiệm, tất cả điều này đều hoàn toàn bình thường.

Trong phần còn lại của cuốn sách, tôi sẽ cung cấp những cách tốt nhất để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng. Nhưng trước khi bạn học cách quản lý tốt hơn ba thành phần của năng suất, vẫn còn một phần cơ bản cuối cùng cực kỳ quan trọng, và bạn cũng phải theo dõi cách mình quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng trong ngày.

Hai thử nghiệm về năng suất dưới đây đo lường cách tôi quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng; chúng đem lại nhiều phát hiện quý báu về những gì tôi đang làm: một thử nghiệm xác định mức năng lượng của tôi trong ngày, ngoài ra còn theo dõi chặt chẽ cách tôi sử dụng thời gian và sự tập trung.

GIỜ VÀNG SINH HỌC

Như bạn có thể đã biết, mức năng lượng của bạn có thể lên xuống khá nhiều trong ngày.

Nếu là người hay dậy sớm, bạn có nhiều năng lượng hơn vào buổi sáng. Nếu thuộc dạng cú đêm, bạn có nhiều năng lượng hơn vào lúc đêm khuya. Sau khi uống một tách ca phê, bạn có thể cảm thấy năng lượng đột ngột tăng vọt, sau đó thì cạn kiệt. Và nếu bạn giống như phần lớn mọi người, mức năng lượng của bạn có thể tăng vọt ngay sau bữa trưa no nê, sau đó giảm sâu vào đầu giờ chiều.

Tôi coi năng lượng là nhiên liệu bạn đốt cháy trong ngày để trở nên hiệu quả. Như vậy, bạn cần phải quản lý năng lượng thật tốt. Nếu không còn nhiên liệu để làm tốt công việc, hoặc bạn sẽ kiệt sức vì không chăm sóc mức năng lượng trong ngày bằng cách ăn uống điều độ hoặc ngủ đủ giấc, năng suất của bạn sẽ rơi tự do dù bạn có quản lý thời gian hoặc sự tập trung tốt đến đâu.

Để hiểu rõ mức năng lượng của mình biến đổi như thế nào trong một ngày bình thường khi tiến hành dự án, tôi đã thiết kế một thử nghiệm, trong đó tôi ghi nhật ký từng giờ trong ngày để đánh giá mức năng lượng mình có lúc đó. Thử nghiệm này kéo dài ba tuần. Trong thời gian đó, tôi cũng làm các việc sau:

♦ Loại bỏ hoàn toàn caffeine và rượu khỏi chế độ ăn.

♦ Ăn ít đường nhất có thể.

♦ Thường xuyên ăn các bữa nhỏ trong ngày để có năng lượng.

♦ Dậy và ngủ mà không cần đặt báo thức.

Ý đồ của thử nghiệm này rất đơn giản: bằng cách theo dõi sự lên xuống tự nhiên của năng lượng trong vài tuần, với ít chất kích thích nhất có thể, tôi sẽ có được bức tranh chính xác về mức năng lượng tự nhiên của mình trong ngày. Sau đó, tôi có thể tiến hành các bước để trở nên hiệu quả hơn. Ví dụ, tôi có thể thực hiện các công việc quan trọng nhất khi có nhiều năng lượng nhất, hoặc thực hiện các biện pháp để tăng mức năng lượng của cơ thể và trí não khi nó giảm xuống. Mỗi người là một thực thể khác nhau và ai cũng có quy luật năng lượng riêng trong ngày, tùy vào đồng hồ sinh học. Tôi muốn biết rõ đồng hồ sinh học của mình hoạt động như thế nào thông qua thử nghiệm này.

Sau ba tuần ghi lại mức năng lượng từng giờ, một quy luật thú vị xuất hiện.

Mỗi ngày từ 10 giờ sáng đến trưa và từ 5 giờ chiều đến 8 giờ tối, tôi có nhiều năng lượng hơn mọi thời điểm khác trong ngày.

Các chuyên gia gọi khoảng thời gian đỉnh điểm này bằng nhiều tên gọi khác nhau, nhưng thuật ngữ tôi ưa thích là Giờ vàng sinh học (tên gốc – BPT), một cụm từ được Sam Carpenter đưa ra trong cuốn sách Work the System (tạm dịch: Vận hành hệ thống).

Dành thời gian quan sát mức năng lượng biến đổi trong ngày, bạn có thể làm các công việc có ảnh hưởng lớn nhất trong giai đoạn Giờ vàng sinh học và làm các công việc ít quan trọng hơn khi năng lượng ở mức thấp.

Những người năng suất nhất không chỉ quản lý tốt thời gian, họ còn giỏi trong việc quản lý năng lượng và độ tập trung. Sắp xếp thời gian biểu dựa trên thời gian năng lượng đỉnh điểm là cách đơn giản để làm việc thông minh hơn thay vì chỉ chăm chỉ hơn.

Sau khi xác định Giờ vàng sinh học của mình, tôi bắt đầu sắp xếp lại công việc trong ngày cho tương thích. Mỗi ngày, từ 10 giờ sáng đến trưa và từ 5 giờ chiều đến 8 giờ tối, tôi làm những việc có ảnh hưởng lớn nhất và ý nghĩa nhất. Ngược lại, khi mức năng lượng giảm, tôi thực hiện các công việc ít ảnh hưởng nhất hoặc đầu tư vào biện pháp tăng năng lượng lâu dài (ví dụ như uống một cốc trà xanh) và dành thời gian nghỉ ngơi.

Bạn có thể không hoàn toàn kiểm soát được những việc mình phải làm và khi nào bạn thực hiện chúng, nhưng dù làm gì, lựa chọn khoảng thời gian phù hợp nhất để thực hiện các công việc có mức ảnh hưởng khác nhau sẽ đem lại sự khác biệt lớn về năng suất. Ví dụ, nếu bạn có nhiều năng lượng nhất vào buổi trưa, tại sao phải nghỉ ăn trưa thay vì chờ tới lúc bạn thật sự cần nạp năng lượng?

Chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn cách tận dụng thời điểm nhiều năng lượng nhất ở phần sau, nhưng biết được nhịp sinh học tự nhiên chính là một trong những cách tốt nhất để làm việc một cách thông minh hơn thay vì chỉ chăm chỉ hơn.

Dĩ nhiên, năng lượng chỉ là một trong ba thành phần của năng suất. Nhận biết cách sử dụng thời gian và sự tập trung như thế nào cũng quan trọng không kém.

Nghiên cứu cho thấy phần vỏ não trước trán – khu vực quy định suy nghĩ sáng tạo – là phần hoạt động tích cực nhất ngay khi ngủ dậy. Điều này nghĩa là ngay cả khi bạn có ít năng lượng khi mới ngủ dậy, nếu công việc đòi hỏi sự sáng tạo, bạn nên cân nhắc làm việc vào buổi sáng thay vì khi bạn có nhiều năng lượng, sự tập trung và phấn chấn. Với tôi, tôi luôn cảm thấy rất tuyệt mỗi khi thực hiện các công việc quan trọng nhất khi mới bắt đầu ngày mới – bạn sẽ cảm thấy mình không thể bị kìm hãm trong suốt cả ngày dài.

MỘT NGÀY TRONG CUỘC ĐỜI

Mặc dù không phải là người hay trì hoãn, nhưng rõ ràng tôi là kẻ thích la cà.

Trước khi tắm vào buổi sáng, tôi đi một vòng quanh nhà và dọn dẹp mọi thứ. Trước khi ra ngoài, tôi thường đọc vài trang sách, ăn vặt một chút hoặc ngồi suy nghĩ lung tung.

Nói chung, tôi không lãng phí nhiều thời gian và gần như lúc nào cũng hoàn thành những việc định làm, nhưng tôi thích điểm xuyết một vài khoảng thời gian la cà trong ngày. Việc này giúp tôi thư giãn, chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác, và thậm chí nghĩ ra những ý tưởng hay hơn (Chương 17). Dĩ nhiên, nó khiến những người xung quanh tôi cực kỳ khó chịu – gần như tất cả những người phụ nữ trong đời tôi, bao gồm mẹ, chị gái và bạn gái tôi, đều từng bảo tôi phải dừng kiểu la cà đó lại – nhưng tôi thích thế.

Tương tự như tính toán Giờ vàng sinh học, theo dõi việc sử dụng thời gian mỗi giờ trong một tuần về lý thuyết thì đơn giản, nhưng thực tế lại rất vất vả. Để làm được điều này, tôi in một bảng giống bảng tính Excel, với các giờ trong ngày viết theo hàng ngang và các ngày trong tuần theo hàng dọc. Tôi sẽ trình bày ngắn gọn tại sao việc ghi lại việc sử dụng thời gian trong ngày lại hữu ích đến thế.

Bản thân tôi không thường xuyên viết nhật ký thời gian, chủ yếu vì làm thế rất tốn sức. Nhưng cứ vài tháng một lần, tôi lại cố gắng theo dõi việc sử dụng thời gian để xem mình đang dùng quỹ thời gian eo hẹp thông minh tới đâu. Trong ba thành phần của năng suất, thời gian là thứ bị giới hạn nhất. Trong khi có nhiều cách để tăng cường sự tập trung và năng lượng, không có cách nào để có thêm thời gian cả.

Để sử dụng thời gian thông thái hơn – vào các công việc có tầm ảnh hưởng lớn và các nhiệm vụ có ý nghĩa nhất – bạn phải biết mình đã sử dụng thời gian như thế nào, từ đó tiến hành điều chỉnh. Ví dụ, bạn có thể trân trọng sức khỏe và tâm linh nhưng lại chẳng dành phút nào trong cả tuần cho hai mảng này. Hoặc bạn có thể cho rằng huấn luyện đội ngũ là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, nhưng cuối cùng, bạn không hề dành thời gian cho nó. Nếu không biết mình đang sử dụng thời gian như thế nào, sẽ rất khó để biết các giá trị và những nhiệm vụ có tầm ảnh hưởng nhất với bạn là gì. Viết nhật ký thời gian là cách tốt để tìm ra điểm khởi đầu, mức ban đầu, nhằm phát hiện ra bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho các việc quan trọng và ý nghĩa nhất.

Nhật ký thời gian cũng là cách hay để xác định bạn tập trung đến đâu trong ngày. Nếu mỗi giờ bạn lại mở nó ra để ghi lại những gì mình đang làm, rồi thấy mình suốt ngày trì hoãn những việc quan trọng, có thể bạn sẽ phải cố gắng chống lại tật trì hoãn (Chương 5), tăng khả năng tập trung (Chương 18), hoặc giảm các tác nhân gây sao lãng (Chương 19).

Laura Vanderkam, tác giả nổi tiếng của cuốn I Know How She Does It (tạm dịch: Tôi biết cách cô ấy làm) và 168 Hours: You Have More Time Than You Think (tạm dịch: 168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ), đã nói: “Ghi nhật ký thời gian là cách rất tốt để có cái nhìn tổng quát về cách bạn thật sự đang sử dụng thời gian của mình.”

“Đó có thể là một việc vất vả và chán ngấy, nhưng lại giúp bạn giải phóng rất nhiều giờ mỗi tuần,” cô nói với tôi. “Chìa khóa ở đây là tìm kiếm một hệ thống phù hợp với bạn.”

Dĩ nhiên, vì bạn đang ghi lại việc sử dụng thời gian mỗi giờ (hoặc nửa giờ hay 15 phút), viết nhật ký cũng giúp bạn tự chịu trách nhiệm với bản thân lúc cuối ngày khi nhìn lại xem mình đã hoàn thành những công việc theo kế hoạch hay chưa. Các nghiên cứu cho thấy viết nhật ký món ăn giúp tăng gấp đôi khả năng giảm cân. Một hiệu ứng tương tự cũng xảy ra khi bạn bắt đầu viết nhật ký thời gian.

Vanderkam thường viết lại nhật ký thời gian của mình thành từng khoảng 30 phút cho mỗi quý, mỗi lần kéo dài một tuần. Theo cô, lựa chọn một tuần bình thường để viết nhật ký là rất quan trọng, và bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào mình cảm thấy thoải mái nhất, đó có thể là sổ tay, bảng tính trên máy tính, hoặc ứng dụng tăng năng suất làm việc.

“Dù đây là một công cụ tốt để bạn biết mình có đang lãng phí thời gian hay không, nó cũng có thể giúp bạn nhìn thấy các công việc mà mình đang trì hoãn thực ra lại không tốn thời gian như bạn tưởng,” cô nói. “Vì vậy, nó giúp bạn vượt qua tật trì hoãn.”

Tôi bắt đầu viết nhật ký thời gian đầu tiên khi dự án đi được nửa chặng đường, và tôi nghĩ bạn có thể sẽ ngạc nhiên khi biết kết quả. Nhưng trước khi trình bày phần đó, giờ đã tới lúc thực hiện một thử thách cuối cùng để xây dựng nền móng trong khi bạn đọc phần còn lại của cuốn sách này.

THỬ THÁCH GIỜ VÀNG

Thời gian cần thiết: Khoảng một phút mỗi giờ trong vòng một tuần

Năng lượngĐộ tập trung: 1/10

Giá trị: 9/10

Thú vị: 3/10

Điều bạn nhận được: Hiểu cách quản lý ba thành phần của năng suất, nhờ thế biết điểm bắt đầu để điều chỉnh và hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày.

Thử thách thứ tư này sẽ đáng giá gấp nhiều lần so với những gì bạn bỏ ra: theo dõi mức năng lượng để xác định Giờ vàng sinh học và viết nhật ký thời gian để đánh giá bạn đang quản lý thời gian cùng sự tập trung tốt đến đâu.

Năng lượng

Nếu thật sự muốn quan sát nhịp độ tự nhiên của cơ thể, trước khi viết nhật ký năng lượng, bạn nên:

● Loại bỏ caffeine, rượu, đường và các chất kích thích khác khỏi chế độ ăn. Nếu phải mất vài ngày để điều chỉnh, bạn có thể sẽ muốn cân nhắc bỏ số liệu trong vài ngày đầu vì nó có thể làm sai lệch kết quả.

● Thường xuyên ăn các bữa nhỏ trong ngày.

● Nếu có thể, hãy dậy và đi ngủ mà không cần đồng hồ báo thức hoặc điện thoại thông minh.

Loại bỏ caffeine và rượu có lẽ là điều khó khăn nhất trong các thử thách, nhưng để xác định chính xác thời điểm bạn có nhiều năng lượng nhất, đây lại là điều vô cùng quan trọng. Tôi coi việc uống rượu và cà phê là một cách đi vay năng lượng từ ngày hôm sau. Để có kết quả năng suất ổn định và hiệu quả nhất một cách tự nhiên, bạn nên loại bỏ cả hai loại đồ uống kích thích khi tiến hành đo lường. Và mặc dù thỉnh thoảng đường có thể giúp tăng năng lượng, nhưng xét từ góc độ năng lượng và hiệu quả làm việc, nó không hữu ích về lâu dài.

Cá nhân tôi khuyến cáo nên loại bỏ cả caffeine, rượu và đường trong một tuần trước khi bắt đầu theo dõi mức năng lượng. Giờ vàng sinh học của bạn sẽ không thay đổi nhiều theo thời gian và việc biết thời điểm bạn có nhiều năng lượng nhất sẽ đem lại nhiều ích lợi trong nhiều năm tới.

Để theo dõi mức năng lượng cũng như thời gian, bạn chỉ cần một tờ giấy liệt kê các giờ trong ngày và các ngày trong tuần. Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, tôi đã tạo một bảng có đầy đủ mọi thứ cần thiết để bạn theo dõi thời gian và năng lượng trong một tuần. Bạn chỉ cần lên trang web productivityprojectbookcom để tải và in ra!

Thời gian

Cứ mỗi một giờ đồng hồ, khi chuyển sang giờ mới, ngoài việc ghi lại bạn có bao nhiêu năng lượng (theo thang từ 1 đến 10), hãy ghi lại:

● Bạn đang làm gì.

● Bạn đã trì hoãn bao nhiêu phút trong giờ vừa qua (ước lượng).

Dưới đây là một số lời khuyên mà tôi tin bạn sẽ thấy hữu ích cho thử thách này:

● Ngoài việc dùng giấy bút để theo dõi, nếu bạn thường xuyên làm việc trên máy tính, có một số ứng dụng rất hay cho phép bạn theo dõi việc sử dụng thời gian. Nếu có thể cài đặt các chương trình này trên máy tính làm việc, tôi khuyên bạn nên cài RescueTime (Rescuetimecom – miễn phí; dùng cho PC, Mac và Android) và Toggl (Togglcom – miễn phí; dùng cho PC, Mac, iPhone, Android). RescueTime theo dõi thời gian một cách tự động, còn Toggle theo dõi thời gian một cách thủ công.

● Nếu bạn thấy mình trì hoãn, đừng lo – chuyện đó là bình thường. Theo các nhà nghiên cứu về tật trì hoãn mà tôi đã phỏng vấn, tất cả mọi người đều thỉnh thoảng trì hoãn – bao gồm cả một vài nhà nghiên cứu nổi tiếng nhất về tật trì hoãn trên thế giới. Đừng quá nghiêm khắc với bản thân khi viết lại mình đã trì hoãn bao lâu – và đừng sợ viết lại sự thật.

● Nếu ý nghĩ theo dõi thời gian và năng lượng trong một tuần hoặc hơn khiến bạn nản chí, hãy thử theo dõi thời gian và năng lượng chỉ trong vài ngày. Khi đã nhìn thấy một vài quy luật, tôi tin bạn sẽ cảm thấy phấn chấn để tiếp tục ghi lại cả hai thành phần này trong khoảng thời gian lâu hơn. Nếu có thể, tôi khuyên bạn nên theo dõi thời gian trong một tuần và theo dõi năng lượng trong hai hoặc ba tuần.

● Theo dõi thời gian và năng lượng rất vất vả. Nhưng những gì bạn nhận được lại vô cùng quý giá – đến nỗi, hiện giờ tôi vẫn theo dõi cả thời gian và năng lượng vài tháng một lần, mặc dù so với lần đầu, những gì tôi thu lượm được đã giảm đi. Tôi tin hoạt động này có giá trị vô cùng tuyệt vời.

Bài tập này tự thân nó đã đủ để khuyến khích bạn giảm thiểu thời gian cho những việc ít quan trọng. Nhưng nếu không thì cũng đừng lo – phần còn lại của cuốn sách là một số hướng dẫn tốt nhất để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng.

Giờ đây, khi bạn đã xây dựng xong nền móng để trở nên năng suất hơn, tôi sẽ trình bày nốt một phần mà cho tới giờ tôi đã “quét xuống dưới thảm”: kết quả thử nghiệm lần theo dõi đầu tiên của tôi.