Thời gian đọc ước tính: 4 phút, 43 giây

SỰ TĨNH TÂM THÁNG 5

Nếu bạn đến Ottawa vào tháng 5 và có vài giờ rảnh rỗi, hãy đến Dows Lake, hồ nhân tạo nằm chính giữa thành phố. Ngoài việc đây là một hồ nước tuyệt đẹp – đặc biệt là vào mùa đông, khi mặt nước đóng băng và trở thành một trong những bãi trượt băng dài nhất thế giới – điều còn thú vị hơn là những đóa tulip mọc quanh hồ. Cứ vào tháng 5, khoảng 300.000 đóa tulip mọc quanh kênh Rideau – nơi hồ Dows Lake chảy vào – bắt đầu nở rộ. Dù thích hoa hay không, đây vẫn là một nơi tuyệt vời để thư giãn với bạn bè, người yêu hoặc đưa khách du lịch đến vãn cảnh.

Một hôm, khi nhìn vào những tấm ảnh chụp trong dự án, tôi dừng lại ở một bức chụp vào Chủ nhật ngày 5 tháng 5, chỉ bốn ngày sau khi bắt đầu dự án. Bức ảnh chụp góc từ dưới lên với vài chiếc lá xanh trên cây, nhưng trung tâm là cuốn sách tôi cầm trước mặt: Rapt (tạm dịch: Sự say mê) của Winifred Gallagher – cuốn sách đầu tiên tôi đọc trong dự án.

Bức ảnh thể hiện đầy đủ cảm xúc của tôi khi bắt đầu dự án: cảm giác thư thái tĩnh tâm, tò mò, nhưng lại cực kỳ tập trung vào chủ đề năng suất.

Trước khi nhiều người quan tâm đến dự án, việc được thử nghiệm chủ đề năng suất theo cách thư thái, tò mò và tập trung trong một năm còn lôi cuốn tôi hơn cả vài lời mời làm việc.

CƠ HỘI GÕ CỬA

Nhưng khi dự án có những bước tiến triển, bản chất của nó bắt đầu thay đổi nhanh chóng.

Chỉ tám tháng sau khi bắt đầu dự án – năm tháng tính từ thử nghiệm thiền định 35 giờ, và chỉ hai tháng sau khi các nhà tổ chức TED công bố bài phỏng vấn với tôi – dự án bỗng trở nên lớn hơn nhiều. Cứ như thể là sau một đêm mọi thứ bắt đầu vào guồng, và trang web của tôi từ chỗ chỉ có vài trăm lượt xem mỗi ngày bỗng tăng lên vài nghìn. Số lượt bình luận trên blog cũng tăng từ vài lượt lên tới hàng tá mỗi tuần. Từ chỗ chỉ phải nhận 30 e-mail mỗi ngày, lúc này tôi phải nhận đến vài trăm e-mail, và tôi nhanh chóng nhận được quá nhiều lời mời phỏng vấn, gặp mặt và huấn luyện làm việc năng suất.

Bản chất tĩnh tâm của dự án nhanh chóng bị phá vỡ – nhưng theo cách tuyệt vời nhất. Vì tôi đã thiết kế dự án từ con số 0 để thử nghiệm năng suất, đó quả là một vấn đề khá ngọt ngào để giải quyết.

Một cách kỳ lạ, việc các nhiệm vụ ngày càng nhiều lên trong dự án lại chính là những việc mang tính hỗ trợ. Trả lời e-mail, tới gặp mặt và cập nhật mạng xã hội đều được coi là “những việc mang tính duy trì” trong công việc; chúng hỗ trợ những nhiệm vụ có ý nghĩa nhất, và cũng giống như giặt quần áo hay trả hóa đơn, chúng ta khó mà loại bỏ chúng. Với tôi, những công việc mang tính hỗ trợ cũng đáng ghét không kém các việc mang tính duy trì, bởi lẽ chúng có thể lấy đi rất nhiều thời gian quý giá, sự tập trung và mức năng lượng – những thứ lẽ ra được dành cho những việc có giá trị và ý nghĩa hơn.

Nhưng còn một chi phí ngầm của việc dành quá nhiều thời gian cho những công việc đem lại ít lợi ích: chúng quá dễ thực hiện. Chúng chính là “xem Netflix” trong thế giới công việc; hệ thống limbic ít chống trả việc kiểm tra e-mail thêm lần nữa, gọi điện thêm một cuộc nữa hoặc đi họp thêm một buổi nữa. Thật dễ để tự thuyết phục mình rằng các việc những tưởng ít ảnh hưởng đó quan trọng hơn công việc thật sự của bạn, mặc dù lợi ích của chúng không xứng đáng với thời gian bỏ ra trong dài hạn.

Cũng như những công việc mang tính duy trì, tôi nhận thấy câu trả lời cho việc giải quyết các nhiệm vụ ít lợi ích trong công việc không phải là làm nhanh hơn hoặc chăm chỉ hơn, hoặc làm việc điên cuồng nhiều giờ để hoàn thành. Ngược lại, bạn cần giảm thời gian, sự tập trung và năng lượng dành cho chúng ngay từ đầu.

SỰ TĨNH TÂM KHI LÀM ÍT HƠN

Lý do tại sao đơn giản hóa các nhiệm vụ ít ảnh hưởng trong công việc lại quan trọng như vậy thực ra rất đơn giản: bạn càng dành cho chúng ít thời gian và sự quan tâm, bạn sẽ càng có nhiều thời gian và sự tập trung cho những việc quan trọng. Mục tiêu của bạn phải là đơn giản hóa công việc, để dành thời gian cho những nhiệm vụ hiệu quả cao nhất.

Bạn có còn nhớ trò giải đố 16 miếng 4×4 thường chơi hồi nhỏ, trong đó một ô bỏ trống và bạn trượt các ô còn lại để sắp xếp thành hình ảnh hoàn chỉnh không? Thời gian của bạn cũng như vậy. Bạn càng có nhiều khoảng thời gian trống thì càng dễ linh hoạt sắp xếp thời điểm làm việc, và bởi sự tập trung cùng năng lượng của bạn biến động rất nhiều trong ngày, bạn càng có thể trở nên năng suất hơn. Đơn giản hóa những việc mình làm cho phép bạn trở nên nhanh nhạy trong công việc và các dự án đem lại lợi ích lớn nhất. Ngoài ra, ở đời những chuyện bất ngờ luôn xảy ra. Một cơn khủng hoảng đột nhiên xảy ra ở chỗ làm. Lũ trẻ bị cúm. Sếp gọi bạn tới họp khẩn. Hoặc bạn gái một mực nài nỉ bạn đi chạy cùng cô ấy, điều thật sự xảy ra với tôi khi đang viết câu này.

Đơn giản hóa và tạo thêm khoảng trống quanh các nhiệm vụ đem lại nhiều lợi ích nhất giúp bạn có không gian để phản ứng và giải quyết những việc bất ngờ xuất hiện.

Ngoài ra, đơn giản hóa những gì bạn làm sẽ đem lại cảm giác minh mẫn vô cùng tuyệt vời. Theo những nhà quy hoạch đô thị – có lẽ đây chính là những người nảy ra ý tưởng lối đi lý tưởng – thứ cho phép xe cộ lưu thông trên cao tốc không phải số lượng xe hay tốc độ di chuyển, mà là không gian giữa những chiếc xe. Điều tương tự cũng đúng với những nhiệm vụ bạn thực hiện trong ngày. Thật khó để trở nên năng suất khi bạn cố gắng nhồi nhét nhiều nhất có thể, vì hiển nhiên bạn sẽ gây ra tắc nghẽn về tinh thần khi có việc bất ngờ xảy ra. Bằng cách giảm số việc nhận làm, bạn có thể tập trung sâu hơn vào các hoạt động nhiều ích lợi. Các công việc của bạn cũng hệt như những chiếc xe trên xa lộ năng suất.1

Tạo thêm không gian chú tâm cho những việc có nhiều ích lợi nhất cũng sẽ cho phép bạn nghĩ ra những ý tưởng hay ho hơn. Lý do chúng ta thường nghĩ ra nhiều ý tưởng tuyệt vời trong nhà tắm so với khi xem điện thoại thông minh rất đơn giản: khi tắm, chúng ta có đủ không gian chú tâm cho tâm trí nghĩ vẩn vơ, các ý tưởng và suy nghĩ hiện lên. Giảm bớt các việc ít lợi ích trong cuộc sống cũng sẽ đem lại kết quả tương tự. Nó không chỉ giúp bạn có thể dành nhiều thời gian và sự tập trung cho những việc quan trọng, mà còn giúp bạn nghĩ ra nhiều ý tưởng tuyệt vời để thực hiện chúng.

Bằng cách tạo ra thêm khoảng trống giữa các việc quan trọng nhất, bạn có thể thoải mái thả mình vào đó, làm việc thông minh hơn, và dành cho chúng khoảng thời gian cùng sự tập trung cần thiết.

Hai chương sau sẽ trình bày những cách hay nhất mà tôi khám phá ra trong dự án để thực hiện điều này.

1. Đây có lẽ là một trong những điều sến sẩm nhất tôi từng viết, nhưng tôi sẽ để lại câu này nhằm tự chế giễu mình sau. (TG)